2023_BURG_00518 - Atomos vzw - Labo: Labo-covent - Holvenia (klein zaal) - 28/11/2023 - Goedkeuren

De burgemeester  geeft de toestemming aan Atomos vzw - Labo voor de organisatie van Labo-convent, op dinsdag 28/11/2023, in de kleine zaal van Holvenia, van 19.30 tot 02.00 uur. 

De voorwaarden vermeld in het besluit moeten strikt nageleefd worden.

De organisator is verantwoordelijk om de juiste verzekeringen af te sluiten voor het evenement.

• de (nood)deuren blijven dicht tenzij dit effectief nodig is;
• Vooraan mogen geen fietsen meer gezet worden;
• Het principe ‘binnen is binnen/terug binnen is terug betalen’ dient op elke fuif/vat te worden toegepast;
• Verplicht gebruik van geluidsmeter op elke muziekinstallatie in de grote zaal
• Bij het geven van fuiven/vaten is security verplicht (minimum 4 personen) - De security blijft met minimum 2 personen tot al het volk weg is op de parking;
• De maximumcapaciteit van de zaal, zoals bepaald door de brandweer, van 555 personen mag NIET overschreden worden.
• Alle opstaande trussen moeten voorzien worden van trussplaten om trussklimmers te voorkomen.

Studentenevenementen en -activiteiten moeten steeds passen binnen de voorwaarden en regels opgenomen in de matrix van de VLORA en de richtlijnen van de KUL associatie naar aanleiding van de COVID-19 pandemie.

• de nodige maatregelen nemen om geluidsoverlast voor de omwonenden te voorkomen;
• Verplicht gebruik van een geluidsmeter op elke muziekinstallatie.
• Enkel gebruik van de muziekinstallatie tijdens het evenement, niet gedurende de opbouw- en afbraakperiode.
• voor toezicht zorgen, zowel binnen als in de directe omgeving en oog hebben voor de orde en rust van de buurt, de netheid ervan, het voorkomen van vandalisme en openbaar urineren, drugsgebruik, diefstallen e.d. 
• verontreinigingen in de nabijheid van het café, die kennelijk van de activiteit afkomstig zijn, verwijderen voor 8.00u ‘s anderendaags;
• geen gebruik van glazen/bekers buiten de inrichting; 
• luidruchtig vertrekkende bezoekers aanmanen om de rust van de omwonenden te respecteren;
• De maximumcapaciteit van de eventlocatie, conform brandveiligheid en covid-protocollen mag NOOIT overschreden worden.

Aan de organisatoren wordt uitdrukkelijk gevraagd het actieplan ‘Alcohol & Jongeren’ mee uit te dragen:

• uithangen van de regels inzake schenken van alcohol volgens de wet van 31.12.2009;
  • Géén alcohol voor -16 jarigen;
  • Géén sterke drank voor -18 jarigen;
• duidelijke communicatie en briefing van alle medewerkers;
• indien er alcoholische dranken worden verkocht worden op de eventlocatie moet de organisatie een leeftijdsaanduiding-systeem voorzien voor alle bezoekers in de vorm van bandjes volgens het stoplichtprincipe:
  • + 18 = GROEN
  • +16  = ORANJE
  • -16 = ROOD 

Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast. De organisator en alle medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het rookverbod te wijzen. Dit wil zeggen dat je rokende deelnemers erop attent moet maken dat ze niet mogen roken en hen bij herhaaldelijk roken de toegang tot de activiteit moet ontzeggen.

De overlast naar de omwonenden toe moet tot een minimum beperkt worden.

De Vlarema (Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) verbiedt organisatoren van evenementen om vanaf 2020 nog met wegwerpbekers, blikjes of PET-flesjes te werken. Alles moet geserveerd worden in – indien mogelijk – glas, ofwel herbruikbare bekers.
Kiest een organisator er toch voor om wegwerpbekers aan te bieden, dan moet hij deze voor 95% opnieuw inzamelen.

De organisator doet het nodige om zich in regel te stellen met de geldende wetgeving.

Behoudens afwijkingen, uitdrukkelijk bepaald in onderhavig besluit, blijft de aanvrager/vergunningshouder ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetgeving en reglementen.