Op 13 juni 2022 gunde het CBS perceel 2 (governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach) van de opdracht digitale werkplek aan de firma Wortell. Op 5 juni 2023 besliste het CBS om perceel 2 stop te zetten en uit te kijken naar een andere partner voor perceel 2.
We voerden een marktonderzoek uit naar een nieuwe partner en hebben gesprekken gevoerd met de firma BestBuro. Zij kunnen de verschillende onderdelen aanbieden, behalve veranderingsmanagement.
Om in de praktijk te kunnen ervaren of de aanpak van BestBuro geschikt is en om snel te kunnen schakelen, stellen we voor om met een proefproject te starten, waarbij we BestBuro 4 diensten laten begeleiden. Dit zijn dienst ICT, dienst communicatie, team organisatieontwikkeling en dienst financiën. Dienst financiën is als piloot opgestart en willen we ook betrekken in dit traject om te bekijken of de structuur die is uitgewerkt voor dienst financiën in orde is en past binnen de toekomstige werkwijze en om er voor te zorgen dat de inrichting bij dienst financiën op één lijn zit met de rest van de organisatie.
BestBuro start met 10 werksessies met 10 personen (van de 4 diensten) waarbij eerst gefocust wordt op de persoonlijke kennis van werken in M365 (I know) en daarna gefocust wordt op het samenwerken in M365 (We know). Tijdens deze werksessies zal ook het governance beleid vorm krijgen. In een tweede fase moeten de 42 medewerkers van de 4 diensten opgeleid worden om te kunnen werken in M365 (Teams, SharePoint, OneNote en Planner). Onze governance afspraken zullen toegelicht worden in de opleidingen. We gaan uit van een mix aan opleidingsvormen (fysiek, online of via het on demand opleidingsplatform). We zullen op voorhand vragen aan de medewerkers welke opleidingsvorm ze verkiezen. Voor deze beide onderdelen heeft BestBuro een offerte gemaakt.
We hebben deze offertes vergeleken met de offerte van een andere leverancier. Zie bijlage.
Onder voorbehoud van goedkeuring zijn de data voor het proefproject voor de 10 werksessies reeds ingeschreven, namelijk eind september, begin oktober. Door de verlofplanning lukt het niet om dit in de zomermaanden in te plannen.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het besluit van de gemeenteraad van 11 december 2017 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur;
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (limiet van € 30.000,00 excl. btw niet bereikt).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de opdracht voor het groeitraject Digital Ifficiency in kader van de digitale werkplek te gunnen aan BestBuro voor een bedrag van € 24.375 exclusief BTW (29.493,75 euro inclusief BTW).