Historiek

Op 28 februari 2022 gunde het CBS perceel 1 (intranet) van de opdracht digitale werkplek aan de firma Wortell.

Op 13 juni 2022 gunde het CBS perceel 2 (governance beleid, diverse samenwerkingsverbanden in Teams, veranderingsmanagement, opleidingen en digitale coach) en perceel 3 (governancetool) van de opdracht digitale werkplek aan de firma Wortell. 

Perceel 1 en 3 zijn volledig afgewerkt. Perceel 2 is op 5 juni 2023 stopgezet.

Op 12 juli 2023 gunde het CBS een opdracht aan BestBuro voor de verderzetting van de piloot bij dienst financiën, aangevuld met dienst algemeen bestuur, ICT, communicatie en organisatieontwikkeling.

Hoe loopt het project in onze organisatie

Intranet

Intranet is gelanceerd in september 2022

Governance tool

De governance tool is ingericht en zorgt voor back-up, teamsite governance, governance externe gebruikers en controle en monitoring van de digitale werkplek. 

Bedrijfsafspraken digitale werkplek zijn klaar

De leden van de projectgroep digitale werkplek volgden bij BestBuro in najaar 2023 een intensief traject. Dit stelde ons in staat om de bedrijfsafspraken voor het werken in de digitale werkplek vorm te geven. Het document met de bedrijfsafspraken is een levend document dat zal wijzigen als nieuwe inzichten daarom vragen.

Op het einde van dit traject was ook duidelijk welke opleiding de medewerkers van de piloot diensten moeten volgen om de overstap naar de digitale werkplek te maken.

Opleiding voor piloot diensten

De medewerkers van de diensten financiën, algemeen bestuur, ICT, communicatie en organisatieontwikkeling volgden bij BestBuro een opleidingstraject in najaar 2023. Zij maken momenteel de overstap naar de digitale werkplek.

Volgende stap

Bestek

Vanuit de ervaring die we opgedaan hebben in het project met BestBuro, hebben we een nieuw bestek opgemaakt zodat we ook de andere diensten de overstap kunnen laten maken naar de digitale werkplek. 

We bestek bevat de volgende onderdelen: 

• Opleiding voor eindgebruikers
• Opleidingsmateriaal (handleidingen, filmpjes, opleidingsplatform)
• Nazorg (eindgebruikers, ambassadeurs en leden projectgroep moeten functionele vragen kunnen stellen) 

De begeleiding van de diensten om de organisatiesite in te richten zullen we doen vanuit de projectgroep. Voor technische vragen nemen we een strippenkaart bij een firma die hierin gespecialiseerd is. De ervaring heeft ons geleerd dat organisaties die sterk zijn in opleidingen, geen antwoord kunnen bieden op technische vragen en vice versa. 

Uit de pilootprojecten hebben we gemerkt dat er niveauverschillen zijn tussen de medewerkers. Sommige medewerkers zijn zeer snel mee in het verheel en staan te springen om te migreren naar een digitale werkplek. Daarnaast zijn er ook heel veel medewerkers die iets meer overtuigingskracht en ondersteuning nodig hebben om de overstap te realiseren. Ook niet alle medewerkers hebben een even diepgaande kennis nodig. Daarom maken we een onderscheid tussen een basistraining Teams/SharePoint, een basistraining Outlook beperkt, OneNote en Planner en een uitgebreide training.  De inhoud van de opleidingen is beperkt tot de essentie. We zijn kritisch door het opleidingspakket gegaan en hebben voor de grote groep medewerkers enkel behouden wat noodzakelijk is om efficiënt te kunnen samenwerken binnen M365. Voor diensthoofden en digicoaches voorzien we een uitgebreidere opleiding zodat ze de nodige handvaten meekrijgen om hun Team in te richten en zo te kunnen samenwerken op maat van hun dienst en hun medewerkers mee te begeleiden in de nieuwe manier van werken. 

• Medewerkers: 
  • Basis opleiding Teams/SharePoint: 3 sessies van 3 uur (raming kostprijs pp: 326 euro)
  • Optionele opleidingen voor Outlook beperkt, OneNote en Planner: telkens 1 sessie van 1 uur (raming kostprijs per sessie pp: 109 euro)
• Digicoaches + diensthoofden: 
  • Uitgebreide opleiding: 8 sessies van 3 uur (raming kostprijs pp: 870 euro)

Meer informatie over de opleidingen vind je in de bijlage 'inhoud opleidingen'.

Gunningscriteria in bestek

Prijs (35 punten)

Kwaliteit van de opleiding (35 punten)

Kwaliteit van het opleidingsmateriaal (15 punten)

Nazorg (15 punten)

Waarom is het belangrijk om te investeren in de opleiding van onze medewerkers

De M365 omgeving zal op termijn de server vervangen. Alle kenniswerkers zullen elke dag in deze nieuwe omgeving moeten werken. De implementatie van M365 brengt niet enkel een verandering in de tools met zich mee, maar ook in de manier van werken. Investeren in opleidingen is essentieel om deze verandering/adoptie succesvol te maken. In dit soort trajecten gaat men uit van 20% technologie versus 80% verandering. Met een degelijk opleidingstraject zullen we:

• Weerstand verminderen: Een goede opleiding helpt medewerkers om de nieuwe manier van werken te begrijpen en de voordelen ervan te zien. Dit zal weerstand tegen verandering verminderen.
• Efficiënter samenwerken: M365 biedt een breed scala aan tools voor samenwerking, zoals Teams, SharePoint, Planner, OneNote, …. Een goede opleiding helpt medewerkers om deze tools effectief te gebruiken, waardoor de samenwerking en efficiëntie binnen de organisatie verbetert. 
• Investeren in persoonlijke groei: dankzij een goede opleiding voelen de medewerkers zich zelfzekerder in het uitvoeren van hun taken, meer betrokken en gemotiveerd.

Digitale vaardigheden: Uit de pilootprojecten die we deden blijkt dat een groot deel van de medewerkers moeite heeft om met de nieuwe tools en de nieuwe manier van werken om te gaan. Investeren in een opleiding is dan ook nodig om alle medewerkers de vaardigheden te geven die ze nodig hebben om M365 effectief te gebruiken. We doen dit o.a. om tegemoet te komen aan de overwegend lage digitale geletterdheid van het personeel, om de maturiteit op digitaal vlak binnen onze organisatie te verhogen. Uit het proeftraject hebben we geleerd dat het merendeel van onze medewerkers baat heeft bij een fysieke opleiding.

We betalen een licentie voor M365 per kenniswerker. Hierin zitten heel veel Microsoft-toepassingen inbegrepen, waarvan onze medewerkers slechts een beperkt aantal effectief gebruiken. Dankzij deze opleiding kunnen we meer halen uit de licenties die we betalen, deze renderen dus beter.