Twee aanbieders contacteerde de dienst communicatie met een voorstel om digitale infoschermen te plaatsen in Geel. Deze schermen geven meer mogelijkheden op vlak van communicatie. Zowel op vlak de technische specificatie, de prijs en de gekozen formule zijn er grote verschillen. De twee aanbieders bieden de schermen gratis aan, maar stadsberichten worden dan afgewisseld met advertenties. Daarnaast is er nog de mogelijkheid dat de stad zelf schermen plaatst in eigen beheer. 

• in eigen beheer (stad staat in voor aankoop van de schermen): stad bepaalt zelf de inhoud van de schermen
• i.s.m een derde partij (derde partij plaatst schermen gratis in ruil voor advertentieruimte): stadsberichten worden afgewisseld met advertenties, hetzij van lokale adverteerders, hetzij van (inter)nationale adverteerders. 

Voor de huidige lichtkranten loopt nog een contract via JC Decaux tot 2027. 

1. Mogelijkheden voor het plaatsen van digitale schermen

1.1. In eigen beheer

Voordelen:

• De stad koopt de digitale schermen aan en bepaalt volledig zelf de inhoud van de schermen. 

1.2. In samenwerking met een derde partij

Voordelen: 

• Kosteloze plaatsing en beheer

Nadelen:

• Stad krijgt een beperkt percentage van de zendtijd. 
• Boodschappen stad worden afgewisseld met boodschappen van adverteerders. 
  • JC Decaux: (inter)nationale adverteerders
  • City screens: lokale handelaars en ondernemingen

1.2.1. JC Decaux: zendtijd stad/Zendtijd (inter)nationale adverteerders

Voorstel om huidige concessie te verlengen met 4 jaar in ruil voor 2 tot 4 digitale borden

Op vandaag heeft JCDecaux een overeenkomst met de stad Geel voor het leveren, plaatsen ter beschikking stellen en onderhouden van straatmeubilair (bushokjes en informatieborden) op het grondgebied van de stad.

Dit in het kader van de overheidsopdracht voor leveringen en diensten met referte 1011-556 Stad Geel voor het “leveren, plaatsen, ter beschikking stellen en onderhouden van straatmeubilair in de stad Geel voor een termijn van 15 jaar met alleenrecht op het voeren van publiciteit op deze constructies”.

 De opdracht werd door het college van burgemeester en schepenen in zitting van 12 december  2011 aan JCDecaux gegund. Krachtens deze collegebeslissing zal de opdracht een einde nemen op 08/01/2027 volgens de effectieve sluiting.

 De huidige overeenkomst bevat geen uitdrukkelijke, noch stilzwijgende bepaling teneinde de opdracht te kunnen verlengen.

 JCDecaux wordt geconfronteerd met een ernstig financieel nadeel, hoofdzakelijk gecreëerd door twee factoren die buiten haar wil liggen.

 Vooreerst is er sedert 2020 sprake van de COVID-19 pandemie. Deze had een zéér ernstige impact op de economische sectoren, in het bijzonder op de affichagesector.

 Daarnaast zorgt het nieuwe Decreet betreffende de Basisbereikbaarheid (BS 12 juni 2019 voor nieuwe uitdagingen die onmogelijk voorzien konden worden bij de indiening van de offertes, noch bij de gunning van deze opdracht in 2011.

Ten gevolge van het Decreet Basisbereikbaarheid werd een nieuw bussenplan door de Vervoerregio Kempen gecreëerd. Ter voorbereiding van dit Vervoerplan vraagt de Stad Geel in het kader van deze opdracht de medewerking van JCDecaux vanaf begin 2024.

 Het nieuw Vervoerplan zal de verwijdering van een aantal autobuswachthuisjes van het bestaande park inhouden, evenals de verplaatsing van een aantal autobuswachthuisjes, alsook nieuw uit te rusten haltes. Dergelijke opdrachten vormen een afwijking op de contractueel voorziene opdrachten, hetgeen bepaalde kosten én tijdelijke derving van winsten inzake publiciteit genereert in hoofde van JCDecaux.

 Het nieuwe Vervoerplan heeft tot gevolg dat de uitvoering van de opdracht tot een kostenverhoging zal leiden. Terwijl JCDecaux echter een sterke inkomensdaling door de verslechterde economische omstandigheden kent.

Zowel de COVID-19 pandemie als het nieuwe Vervoerplan dienen in het licht van artikel 16, §2 van de algemene aannemingsvoorwaarden voor de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en voor de concessies voor openbare werken, beschouwd te worden als onvoorziene omstandigheden die tot een ernstig nadeel hebben geleid in hoofde van JCDecaux met een ontwrichting van het contractueel evenwicht tot gevolg.

 Om het contractueel evenwicht te herstellen stelt JCDecaux voor om de concessie als volgt te wijzigen:

 De concessie voor het leveren, plaatsen, ter beschikking stellen en  onderhouden van straatmeubilair (bushokjes en informatieborden) op het grondgebied van de stad, gegund aan JCDecaux, wordt verlengd met een duurtijd van vier (4) jaren, ingaande vanaf 8 januari 2027 en eindigend op 08 januari  2031.

Uiteraard staat JCDecaux gedurende de gehele looptijd in voor de perfecte opvolging van de contractuele bepalingen. Tevens verzekert JCD de verderzetting van de aangeboden compensaties en het full omnium onderhoud van de elektronische kranten dewelke allemaal technisch vernieuwd worden voor het einde van dit jaar.

 Tevens is JCD bereid 2 à 4 elektronische kranten en/of infoborden in het centrum  te vervangen of bijkomend te plaatsen door 75” digitaal full HD schermen.

Het gehele product (incl. behuizing, lichtsensor, elektriciteitskast, display, etc.… is EMC Class A conform aan de Europese norm. De helderheid past zich aan aan het tijdstip en het omgevingslicht zodanig dat deze geen overlast veroorzaakt aan weggebruikers en/of omwonenden.

Digitale schermen:

• Aantal schermen: 2 tot 4 schermen, JC Decaux start met het plaatsen van 2 schermen, in overleg wordt bekeken of er behoefte is aan meer. 
• Technische specificaties: 75” digitaal full HD schermen. De helderheid past zich aan aan het tijdstip en het omgevingslicht zodanig dat deze geen overlast veroorzaakt aan weggebruikers en/of omwonenden.
• Locatie: te kiezen in overleg met JC Decaux en stad Geel
• Aansturing schermen: 
  • Medewerkers dienst communicatie krijgen een opleiding om het 'slot' van de stad rechtstreeks aan te sturen. Er is geen extra software voor nodig, we krijgen de nodige toegangen.
• Inhoud schermen
  • Stadscommunicatie: bij een digitaal bord is er één vaste affiche voor de stad op de achterzijde, op het digitale gedeelte krijgt de stad, net zoals de adverteerders, 20% met om de 6 seconden een beeld dat verandert.
  • Commerciële boodschappen: 80 procent wordt ingevuld door advertenties van grote bedrijven. 

Stadsplannen vervangen door affiches stad

• JC Decaux kan op de bestaande locaties de stadsplannen verwijderen. De stad krijgt deze ruimte permanent ter beschikking voor het ophangen van stadscommunicatie (affiches). JC Decaux komt de affiches dan ophalen en hangt deze uit, met een maximum van 10X per jaar. Indien de stad meer keer per jaar affiches wil hangen, staat de stad zelf in voor het ophangen ( De stad krijgt een een sleutel van de kasten om ze zelf op te hangen). JC Decaux bezorgt technische specificaties voor het drukken van de affiches.

Kostprijs

• Volledig gratis, de stad betaalt enkel voor het drukken van affiches. 

Juridisch

• Huidige concessie verlengen (inclusief bushokjes en informatieschermen) met een duurtijd van vier (4) jaren, ingaande vanaf 8 januari 2027 en eindigend op 08 januari  2031.

1.2.2. City screens: zendtijd stad/zendtijd Geelse adverteerders

City screens plaatst 3 Led-schermen op strategische locaties, die in samenspraak met de stad gekozen worden. Dit kan het ter vervanging zijn van een aantal bestaande lichtkranten  of ook op volledige nieuwe locaties. 50% ( 8u per dag - 960 x 30s ) van de zendtijd krijgt de stad kosteloos ter beschikking, de andere 50% wordt door City screens tegen betaling aangeboden aan de lokale handelaar en KMO's. 

Digitale schermen:

• Aantal schermen: 3 schermen
• Technische specificaties: led schermen van 5m². 2m van de grond en maximaal 4m hoog. Indien de locatie dit niet toelaat kunnen we natuurlijk ook kleiner gaan. Verder spreken we over P6 kwaliteit en zijn onze schermen ook voorzien van een lichtsensor om mensen niet te verblinden bij oa. schemering. 
• Locatie: te kiezen in overleg met Cityscreens en stad Geel
• Aansturing schermen: 
  • Medewerkers dienst communicatie krijgen een opleiding en toegang tot het CMS om de schermen aan te sturen. Er is geen extra software voor nodig, we krijgen de nodige toegangen.
• Inhoud schermen
  • Het scherm zendt uit van 6h s'morgens tot 22h s'avonds. Maw. er is 16u 'zendtijd' voorzien. 
  • Stadscommunicatie: 50 procent ( 8u per dag - 960 x 30s )  
  • Commerciële boodschappen: 50 procent wordt ingevuld door advertenties van lokale handelaars en ondernemingen
  • Schermen volledig over te nemen bij crisiscommunicatie

Kostprijs:

• Volledig gratis: financiering schermen, plaatsing, onderhoud, verzekering, ... 

Advertentieruimte voor lokale ondernemers:

• City screens laat enkel bedrijven toe waarvan het BTW-nr gevestigd is op het grondgebied van Geel.
• City screens biedt de lokale handelaars en bedrijven de kans om tegen zeer democratische budgetten (295€/maand) te communiceren op de schermen

Juridisch:

• Via een domeinconcessie dient te gaan (verwijzend naar de Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten). En geen overheidsopdrachtenregelgeving. 

1.2.3. Uitbreidingsmogelijkheden

Dienst communicatie deed navraag naar uitbreidingsmogelijkheden. 

JC Decaux

JC Decaux plaatst gratis 4 digitale borden in ruil voor de verlenging van de huidige concessie met 4 jaar. De huidige lichtkranten kunnen behouden blijven. 

Indien we meer digitale borden wensen doen ze volgend voorstel: 

* 6 digitale borden in ruil voor de verlenging van de huidige concessie met 5 jaar. De huidige lichtkranten zouden dan verwijderd worden. 

* 8 digitale borden in ruil voor de verlening van de huidige concessie met 6 jaar. De huidige lichtkranten zouden dan verwijderd worden

CityScreens

* Er kan een extra schermen/extra schermen geplaatst worden indien er veel interesse is van lokale adverteerders (vraag naar advertenties > aanbod)

* Geen exclusiviteit. De stad kan in eigen beheer schermen aankopen. Indien ze kiezen voor schermen van hun leverancier Q-lite installeert CityScreens gratis het CMS om de borden aan te sturen. 

1.2.4. Overzicht

Conclusie

Dienst communicatie is voorstander om overheidscommunicatie niet te mengen met advertenties, maar gezien de hoge prijzen om schermen aan te kopen in eigen beheer zal dit ten vroegste in het volgende meerjarenplan 2026-2031 voorzien kunnen worden. 

Indien het bestuur op korte termijn digitale schermen wenst, adviseert dienst communicatie om:

* Te kiezen voor een leverancier die voorziet in advertentieruimte voor lokale handelaars/ondernemers. Op die manier ondersteun je ook de lokale economie. 

* In het meerjarenplan 2026-2031 eventueel budget te voorzien om extra schermen te plaatsen in eigen beheer.