2024_BURG_00240 - Kiek me rijst vzw: Wadada dub festival - 17 & 18/5/2024 - Goedkeuren

De  burgemeester  geeft de toestemming aan Kiek Me Rijst vzw voor de organisatie van het festival Wadada dub, in open lucht op het terrein van KSA Berkven op vrijdag 17 en zaterdag 18/5/2024, met camping. 

Voor de camping wordt door organisatoren een campingreglement opgesteld, waaraan de bezoekers zich moeten houden. 

Er gaat geen pre-party door tijdens deze editie. 

Om overlast te beperken speelt de organisator zoveel mogelijk richting bos, weg van de bewoonde omgeving, en neemt alle nodige maatregelen te treffen om de overlast tot een minimum te herleiden. Organisator houdt ten alle tijde de controle over de optreden, de mogelijke daaruitvloeiende overlast en stuurt onmiddellijk bij waar nodig.

De organisator maakt  schriftelijke afspraken met de eigenaar van de locatie.

De voorwaarden, vermeld in het besluit en in het (voorafgaandelijk) advies en eventueel controleverslag(en) van de brandweer moeten nageleefd worden. 

De organisator zorgt zelf voor de nodige verzekeringen.

Er dient rekening gehouden met en gevolg gegeven te worden aan de afspraken vermeld in het gesprek bestuurlijk verslag met de burgemeester van 1 juni 2023.

De bepalingen in dit besluit zijn van toepassing gedurende de ganse duur van dit evenement. 

• sterke drank mag gecontroleerd geschonken/verkocht worden tijdens dit event 
• tijdig verwittigen van de buren uit de omliggende straten 
  • de nodige maatregelen nemen om geluidsoverlast voor de omwonenden te voorkomen;
  • Verplicht gebruik van een geluidsmeter op elke muziekinstallatie.
  • Enkel gebruik van de muziekinstallatie tijdens het evenement, niet gedurende de opbouw- en afbraakperiode.
  • voor toezicht zorgen, zowel binnen als in de directe omgeving en oog hebben voor de orde en rust van de buurt, de netheid ervan, het voorkomen van vandalisme en openbaar urineren, drugsgebruik, diefstallen e.d. 
  • verontreinigingen in de nabijheid van de tent en/of terrein, die kennelijk van het fuifgebeuren afkomstig zijn, verwijderen voor 8.00u ‘s anderendaags;
  • geen gebruik van glazen/bekers buiten de inrichting; 
  • luidruchtig vertrekkende bezoekers aanmanen om de rust van de omwonenden te respecteren;
  • Inzet van minimum 4 vrijwillige meerderjarige ‘fuifsteward’ vanuit de vereniging voor toezicht in de nabije omgeving van de fuif die opereren volgens het principe: horen – zien – melden.  
  • De maximumcapaciteit van de tent / eventzone, zoals bepaald door de brandweer, mag NIET overschreden worden.
  • Alle opstaande trussen moeten voorzien worden van trussplaten om trussklimmers te voorkomen.
  Aan de organisatoren wordt uitdrukkelijk gevraagd het actieplan ‘Alcohol & Jongeren’ mee uit te dragen:
  
  • uithangen van de regels inzake schenken van alcohol volgens de wet van 31.12.2009;
    • Géén alcohol voor -16 jarigen;
    • Géén sterke drank voor -18 jarigen;
  • duidelijke communicatie en briefing van alle medewerkers;
  • indien er alcoholische dranken worden verkocht worden op de eventlocatie moet de organisatie een leeftijdsaanduiding-systeem voorzien voor alle bezoekers in de vorm van bandjes volgens het stoplichtprincipe:
    • + 18 = GROEN
    • +16  = ORANJE
    • -16 = ROOD 
  Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod wordt toegepast waar nodig. De organisator, security en alle medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het rookverbod te wijzen. Dit wil zeggen dat je rokende fuifgangers  erop attent moet maken dat ze niet mogen roken en hen bij herhaaldelijk roken in die zones  de toegang tot het event moet ontzeggen.
  

De organisator heeft de nodige aandacht voor parkeervoorzieningen voor de bezoekers van het evenement zodat de bewoners geen hinder ondervinden en er niet in de omliggende straten geparkeerd moet worden. 

Sluitingsuur en muziek uit is voorzien om 03.00 uur.

De overlast naar de omwonenden toe moet tot een minimum beperkt worden.

De Vlarema (Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) verbiedt organisatoren van evenementen om nog met wegwerpbekers, blikjes of PET-flesjes te werken. Alles moet geserveerd worden in – indien mogelijk – glas, ofwel herbruikbare bekers.
De organisator doet het nodige om zich in regel te stellen met de geldende wetgeving.

Om redenen van openbare orde, rust en veiligheid wordt de inzet van professionele security gevraagd.

Minimum vereiste inzet voor vrijdag 17/05/2024 : 8 agenten en voor zaterdag 18/05/2024 : 8 agenten.

Medewerkers (organisatie, crewleden, ...) moeten duidelijk herkenbaar zijn.

De toelating voor een kampvuur geldt enkel onder de volgende strikte voorwaarden:

• De organisator zorgt zelf voor de nodige verzekeringen en voor het naleven van de geldende wetgeving
• De voorwaarden vermeld in de adviezen van de brandweer en in het besluit moeten nageleefd te worden
• Op de dag zelf, voor de aanvang van het evenement, dient de organisator contact op te nemen met de bevelhebbende officier van de brandweer van die dag, voor de definitieve toelating op het telefoonnummer 014/28 79 79. De officier van dienst zal je vertellen of het kampvuur mag doorgaan of niet.

Vergunning wordt verleend voor het plaatsen van tijdelijke bewegwijzering  naar het festival toe in Schransdijk. 

De bewegwijzering mag  ten vroegste vijftien dagen voor datum van het evenement gehangen worden en moet terug verwijderd worden uiterlijk drie dagen na het evenement.   

De bewegwijzering mag niet gehangen worden aan bomen, verkeerslichten of andere verkeerstekens, en niet op rotondes of tussenbermen. De borden worden gehangen op een manier waarop de weggebruikers of voetgangers niet gehinderd worden, en dit enkel met touw of colsonbandjes. Na het evenement moeten alle bevestigingsmaterialen en bewegwijzering door de organisator verwijderd worden.

Indien tijdelijke verkeersmaatregelen toegestaan worden door politie/dienst Verkeer, zal een tijdelijk verkeersreglement opgesteld worden en op voorhand bezorgd worden aan de organisator van de activiteit. 

Voor wat betreft de signalisatie wordt aan de organisatoren gevraagd om volgende procedure strikt toe te passen:

 De Technische Dienst brengt de signalisatie ter plaatse;

• De organisator staat zelf in voor het plaatsen en weghalen van de signalisatie op de openbare weg. De signalisatie dient weggehaald en geplaatst te worden zodat dit geen enkele hinder oplevert voor de gebruikers van de openbare weg;
• De politiezone Geel-Laakdal-Meerhout doet mogelijks controle op het correct plaatsen en weghalen van de signalisatie door de organisator
• De organisator dient, na het evenement, de signalisatie van de openbare weg af te halen;
• De Technische Dienst zal de signalisatie ophalen in de werkweek na de manifestatie.
• De organisatoren van evenementen die een signalisatieplan krijgen, worden er uitdrukkelijk op gewezen dat de signalisatie volgens het plan moet gezet worden en vooral ook op de tijdstippen die vermeld zijn in het plan en het reglement.  

Indien aanvrager vaststelt dat de signalisatie niet ter plaatse gebracht werd dient hij/zij dit onverwijld te melden aan de stad.

De organisator zorgt ervoor dat de omwonenden tijdig – minstens 1,5 week voor evenement - , schriftelijk en correct in kennis gesteld worden van het doorgaan van het evenement, eventuele verkeersmaatregelen genomen naar aanleiding van het evenement en van het feit dat eventuele inzameling van afvalfracties (restafval, GFT, PMD, papier/karton) mogelijks verstoord zal zijn (info hieromtrent: IOK).

In de bewonersbrief worden min. 3 contactpersonen die aanwezig zij op het event vermeld, met vermelding van GSM-nummer, 

Er wordt toestemming verleend om te afficheren op de door de stad voorziene reclameconstructies (plakborden en plakzuilen), mits naleving van de regelgeving in de politiecodex van 1/1/2014 - richtlijnen plakken affiches  - art. 185. 

De bepalingen van de artikels 180 tem 185 van de politiecodex, goedgekeurd door de gemeenteraad van 02/02/2009 en latere wijzigingen, moeten nageleefd worden.

Behoudens afwijkingen, uitdrukkelijk bepaald in onderhavig besluit, blijft de aanvrager/vergunningshouder ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetgeving en reglementen.