2024_CBS_02199 - Toekenning in gebruikname CSanalytics - Goedkeuring offerte CSanalytics - Beslissen: Goedkeuren

De stad geel gebruikte al sinds 2014 kosteloos in het kader van een proefproject het pakket "Athena beleidsinformatie" van CIPAL-Schaubroeck (CS). 

Op het Vast Bureau en College van Burgemeester en Schepenen van 13 maart 2017 werd de operationele versie van Athenaweb, CS Analaytics, reeds toegekend.

Tot nu toe hadden we wel enkel de dataset voor BBC-Financiën in gebruik. Nu willen we de dataset voor sociale dienst ook in gebruik nemen.

Actuele, betrouwbare en toegankelijke beleidsinformatie is een essentieel onderdeel van de beleidscyclus binnen (lokale) overheden. Of het nu gaat om het ontwikkelen en implementeren van een nieuw beleid of het evalueren, opvolgen en bijsturen van een bestaand beleid. Gegevens zijn daarbij vaak wel beschikbaar, maar veelal verspreid over verschillende bronnen binnen en buiten de organisatie en verborgen in verschillende informatiesystemen.
Om de stap van moeilijk toegankelijke gegevens in verschillende systemen naar relevante beleidsinformatie om te zetten, is een doorgedreven beheer van deze gegevens nodig: het systematisch beheren en toegankelijk maken van gegevens.

Als bestuur investeren we tijd en geld in het ontwikkelen van onze  stad, mensen en het beleid en daarbij willen we … • inzicht verkrijgen in de huidige situatie of hoe deze tot stand is gekomen • in één oogopslag visueel nieuwe inzichten identificeren • sneller en meer flexibel betere beslissingen kunnen maken.

 Een 1ste essentieel onderdeel hierbij is, betrouwbare en makkelijk toegankelijke beleidsinformatie. Zorg & Welzijn gegevens zijn vaak wel beschikbaar, maar mogelijk verspreid over verschillende bronnen binnen de organisatie, mogelijk slechts partieel opvraagbaar of enkel na, telkens te herhalen, manuele inspanningen. We willen vooral tijd vrij hebben voor het analyseren van onze data en nemen van beslissingen op basis van deze data, in plaats van vooral tijd te moeten spenderen aan het verzamelen en klaarstomen van die data. Naast het bij elkaar brengen van data is het transparant en correct visualiseren een 2de belangrijke component. Indien de Zorg & Welzijn data enkel beschikbaar is in bijvoorbeeld lijstvorm of in textueel formaat, zal het nog steeds een uitdaging blijven om snel en accuraat beslissingen te kunnen maken of nieuwe inzichten te verwerven op basis van deze informatie. Één beeld zegt immers meer dan 1000 woorden. Dit statement wordt binnen CSanalytics Zorg & Welzijn in de praktijk gebracht door het aanbieden van informatie via dashboards.

Om de stap van moeilijk toegankelijke gegevens in verschillende systemen naar onmiddellijk bruikbare beleidsinformatie te zetten maakt Cipal Schaubroeck gebruik van geavanceerde data warehouse en business intelligence methodieken en de daarbij horende software. CSanalytics Zorg & Welzijn kan finaal eenvoudig beschreven worden als een informatieportaal waar diverse informatie samenkomt die flexibel opgevraagd en visueel vertaald kan worden door de lokale overheden.

Algemeen biedt CSanalytics ons volgende voordelen:

• Het is niet langer nodig om opnieuw en opnieuw data te exporteren naar excel. Alle handelingen gebeuren binnen het eenvoudige Microsoft Power BI platform

• Een set van kant- en klare standaard dashboards, bereikbaar via een eenvoudig navigatie menu

• Volledige self service: Zelf nieuwe dashboards maken en dit op een zeer gebruiksvriendelijke manier, zonder enige tussenkomst van IT

• De mogelijkheid om rapporten te delen met andere besturen

• De terminologie die gehanteerd wordt binnen de operationele toepassing wordt eveneens gebruikt binnen CSanalytics

• De beschikbaarheid van alle relevante details

• Makkelijk aan te leren

• De data is aanwezig in the cloud wat maakt dat de informatie zeer snel raadpleegbaar is. Daarnaast is het heel eenvoudig en snel om de data op verschillende manieren visueel voor te stellen

• De informatie kan makkelijk gedeeld worden tussen de verschillende gebruikers wat leidt tot een (h)echte samenwerking

• De mogelijkheid om personen, zonder een CSanalytics licentie, maar met een Microsoft office account te abonneren op individuele dashboards of rapporten

• De mogelijkheid om rapporten netjes af te drukken via gepagineerde rapporten

• De oplossing stopt niet noodzakelijk louter bij Zorg & Welzijn, maar kan worden uitgebreid, tegen betaling, met andere deelgebieden, zoals onder meer CSanalytics Financiën (BBC & CScollect), CSanalytics Lima (Payroll & HR), etc.

• welke een multi-device (PC, smartphone …) oplossing is en dewelke steeds toegankelijk is, zonder technische struikelblokken. Dit zowel op kantoor als van thuis uit. Mobiliteit in de brede zin van het woord dus

• Gestandaardiseerd werken (lettertypes, lettergroottes, kleurgebruik, logo’s …)

• Eventueel eigen data gaan toevoegen

 • Steeds een automatische verversing van uw cijfers

 • Tenslotte is het belangrijk om een complete oplossing aan te schaffen. Een oplossing waarbij natuurlijk de nodige aandacht is voor dashboards en rapporten. Maar waarbij ook de data ontsluiting en data modellen en dashboards een naadloos geheel vormen. Waarbij data volledig geautomatiseerd ontsloten wordt en waarbij dit vanzelfsprekend ook constant gemonitord wordt. Op deze manier ontstaan er geen verborgen kosten en beschikken we over een echte end-2-end oplossing in tegenstelling tot eventuele alternatieve oplossingen.

 Met CSanalytics Zorg & Welzijn krijgen we een oplossing, die  o.a. volgende inhoudelijke voordelen biedt:

• Begrijpen hoe onze dossiers, cliënten en toekenningen van steun types evolueren over de tijd

 • Inzicht krijgen in leefloon en equivalent leefloon

 • Onze dossiers, cliënten en verschillende steun types tot op wijkniveau of tot op straatniveau binnen onze stad kunnen bekijken

 • Snel en interactief kunnen schakelen tussen diverse invalshoeken. Bijvoorbeeld tussen bepaalde leeftijdscategoriën, medewerkers etc. Op deze manier kan één enkel dashboard tientallen rapporten vervangen

• De toegekende bedragen vanuit verschillende perspectieven kunnen optellen en inkijken

• Analyses kunnen maken met betrekking tot werklast in verband met nota’s • Beslissingen rond toekenningen, terugvorderingen etc. analyseren • Inzicht verkrijgen in de effectieve betalingen en mogelijk de link met BBC meerjarenplannen betrekken.