2024_BURG_00137 - Aircooled VW Wheelers: Aircooled fever - 3-5/5/2024 - Goedkeuren

De  burgemeester  geeft de toestemming aan Aircooled VW Wheelers voor de organisatie van Aircooled Fever, een oldtimerevenement voor luchtgekoelde Volkswagen oldtimers met camping, van 3 tot 5/5/2024, op het terrein van Netevallei. 

-vrijdag vanaf 11.00 uur komen deelnemers toe, met vrijdagavond een fuif enkel voor de aanwezige campinggasten 

-zaterdag vanaf 9.00 uur aankomst deelnemers, met zaterdagavond een fuif voor aanwezige campinggasten 

-zondag vanaf 9.00 uur aankomst dagbezoekers, 15.30 uur prijsuitreiking (17.00 uur vertrek deelnemers)

De voorwaarden, vermeld in het besluit en in het (voorafgaandelijk) advies en eventueel controleverslag(en) van de brandweer moeten nageleefd worden. 

De organisator zorgt zelf voor de nodige verzekeringen.

• tijdig verwittigen van de buren uit de omliggende straten
• de nodige maatregelen nemen om geluidsoverlast voor de omwonenden te voorkomen;

• Verplicht gebruik van een geluidsmeter op elke muziekinstallatie.
• Enkel gebruik van de muziekinstallatie tijdens het evenement, niet gedurende de opbouw- en afbraakperiode.
• voor toezicht zorgen, zowel binnen als in de directe omgeving en oog hebben voor de orde en rust van de buurt, de netheid ervan, het voorkomen van vandalisme en openbaar urineren, drugsgebruik, diefstallen e.d.
• verontreinigingen in de nabijheid van de tent en/of terrein, die kennelijk van het fuifgebeuren afkomstig zijn, verwijderen voor 8.00u ‘s anderendaags;
• geen gebruik van glazen/bekers buiten de inrichting;
• luidruchtig vertrekkende bezoekers aanmanen om de rust van de omwonenden te respecteren;
• De maximumcapaciteit van de tent / eventzone, zoals bepaald door de brandweer, mag NIET overschreden worden.
• Alle opstaande trussen moeten voorzien worden van trussplaten om trussklimmers te voorkomen. 

Als organisator moet je erop toezien dat het alcoholbeleid correct wordt toegepast. De organisator, security en alle medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het alcoholbeleid te wijzen. Dit wil zeggen dat je bepaalde categorieën van fuifgangers erop attent moet maken dat ze niet mogen drinken en hen bij herhaaldelijk drinken de toegang tot de fuif moet ontzeggen. Aan de organisatoren wordt uitdrukkelijk gevraagd het actieplan ‘Alcohol & Jongeren’ mee uit te dragen:

• uithangen van de regels inzake schenken van alcohol volgens de wet van 31.12.2009;
• Géén alcohol voor -16 jarigen;
• Géén sterke drank voor -18 jarigen;
• duidelijke communicatie en briefing van alle medewerkers;
• indien er alcoholische dranken worden verkocht worden op de eventlocatie moet de organisatie een leeftijdsaanduiding-systeem voorzien voor alle bezoekers in de vorm van bandjes volgens het stoplichtprincipe:
• + 18 = GROEN
• +16  = ORANJE
• -16 = ROOD 

Als organisator moet je erop toezien dat het rookverbod in de tent wordt toegepast. De organisator, security en alle medewerkers hebben de verantwoordelijkheid de bezoekers actief op het rookverbod te wijzen. Dit wil zeggen dat je rokende fuifgangers in de tent erop attent moet maken dat ze niet mogen roken en hen bij herhaaldelijk roken in de tent de toegang tot de fuif moet ontzeggen.

Indien de 2 fuiven privaat zijn (enkel kampeerders) moet de organisator zorgen dat aan de voorwaarden voldaan is:

-de vermelding privaatfeest moet van buitenaf duidelijk zichtbaar zijn.

- de inkomdeur(en) moet(en) slotvast zijn.

- de toegang is verboden voor ieder ander dan genodigden. Er moet op voorhand persoonlijk een uitnodiging bezorgd zijn aan genodigden.

- er moet een lijst met aanwezigen ter beschikking zijn aan de inkom.

De organisator heeft de nodige aandacht en zorgt voor parkeervoorzieningen voor de bezoekers van het event en zorgt voor een duidelijke communicatie naar de bezoekers toe met de afspraken/reglement die gelden op de camping en op het terrein.

De muziek op de fuiven in ten dient telkens uitgezet te worden om 03.00 uur, het terrein moet ontruimd zijn om 04.00 uur. 

De Vlarema (Besluit van de Vlaamse Regering tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) verbiedt organisatoren van evenementen om nog met wegwerpbekers, blikjes of PET-flesjes te werken. Alles moet geserveerd worden in – indien mogelijk – glas, ofwel herbruikbare bekers.
De organisator doet het nodige om zich in regel te stellen met de geldende wetgeving.

De organisator zorgt ervoor dat de omwonenden tijdig – minstens 1,5 week voor evenement - , schriftelijk en correct in kennis gesteld worden van het doorgaan van het evenement, eventuele verkeersmaatregelen genomen naar aanleiding van het evenement en van het feit dat eventuele inzameling van afvalfracties (restafval, GFT, PMD, papier/karton) mogelijks verstoord zal zijn (info hieromtrent: IOK).

Behoudens afwijkingen, uitdrukkelijk bepaald in onderhavig besluit, blijft de aanvrager/vergunningshouder ten allen tijde zelf verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wetgeving en reglementen.