Lokaal bestuur Geel wil de interne werking van diverse diensten optimaliseren en zicht krijgen op de benodigde / vereiste capaciteit. Dit met het oog op verhogen van interne efficiëntie, onderbouwde scenario’s naar toekomstige organisatieontwikkeling te formuleren en aandacht besteden aan haalbare werkdruk en billijke taakverdeling over medewerkers.
We kunnen vrij goed inschatten hoeveel een bepaald project of actie financieel kost, maar het is moeilijker om te ramen wat dit betekent naar personeelsinzet. Daar willen we een beter zicht op krijgen.
We kiezen ervoor om dit stapsgewijs aan te pakken, en in eerste instantie in te zetten op de dienst Sociale Zorg. Deze dienst biedt een ruime waaier van diensten aan (pensioendienst, minder-mobielencentrale, …) en coördineert diverse projecten die gericht zijn op welzijn van de Geelse burger, met specifieke aandacht voor ouderen.
De complexiteit van deze dienst, de versmelting van het regulier aanbod met vele innovatieve projecten en de vooruitblik op een sterke stijging van doelgroep en dus ook vragen en noden vanuit deze doelgroep, zorgen ervoor dat de dienst Sociale Zorg zicht wil krijgen op de huidige en toekomstige capaciteit: de activiteiten en inzet van (personele) middelen, de output (en outcome) van deze inzet, eventuele verbeterkansen naar interne efficiëntie en samenwerking toe en impact van diverse mogelijke toekomstscenario’s met het oog op verdere aangroei van vragen.
Voor het proefproject bij dienst Sociale Zorg willen we ons laten begeleiden door de firma Kyrat. Zij hebben ervaring met het thema van capaciteitsmeting en stellen voor om de regie intern te houden en de externe expertise in te brengen bij een interne trekkersgroep. Zo kunnen we het geleerde later inzetten bij andere diensten. Voor de interne trekkers kijken we naar het diensthoofd van dienst Sociale Zorg en naar de beleidsadviseur bij organisatieontwikkeling. Dit werd reeds doorgesproken met het diensthoofd van Sociale Zorg.
De ondersteuning focust zich op drie stappen in het analyseproces:
- Data-collectie: vanuit een verdere verfijning van doelstellingen van het proces, wordt bepaald
* welke data in welke vorm relevant is om te verzamelen, zowel aan inputszijde (personele middelen, inzet in primaire en secundaire processen, …) als aan outputszijde (aantal cliënten / bezoekers, …).
* hoe deze data best kan worden verzameld (reeds voorhanden, denkoefening met teamleden, interne bevraging, …).
- Data-matrix: de verzamelde gegevens dienen te worden uitgezet in relevante matrixen om toe te laten ratio’s te onderzoeken (ingezette middelen per taak, bereikte cliënten per actie, …) en zo analyse mogelijk te maken.
- Data-analyse: vanuit de gecombineerde data worden aandachtspunten gedefinieerd, projecties uitgevoerd, …
Alvorens te kiezen voor de dienst sociale zorg om deze capaciteitsmeting uit te voeren, hebben we rekening gehouden met een aantal argumenten:
- een andere dienst die in aanmerking zou komen om het werk en de beschikbare capaciteit in kaart te brengen is bijvoorbeeld dienst openbaar domein. Voor deze dienst denken we echter dat een ISM traject zoals we bij dienst ICT en dienst patrimonium hebben gedaan interessanter is. Een ISM traject is ruimer en gaat naar de 6 kernprocessen kijken.
- om een capaciteitsmeting te doen is het noodzakelijk dat er al wat voorbereidend werk is gebeurd, zoals bijvoorbeeld de producten en diensten in kaart brengen. Hier heeft dienst sociale zorg vorig jaar aan gewerkt. Van daaruit kunnen we verder vertrekken.
- in de toekomst willen we de capaciteitsmeting bij andere diensten zelf uitvoeren met een coördinerende rol vanuit team organisatieontwikkeling.
Dit werd besproken op het MAT van 8/2. Het MAT geeft een positief advies om de capaciteitsmeting uit te voeren bij dienst sociale zorg.
Bijlage: offerte
Het college van burgemeester en schepenen keurt offerte en werkwijze voor de capaciteitsmeting bij dienst Sociale Zorg goed.