Sinds 1 april 2019 zijn wij als lokaal bestuur verplicht om inkomende elektronische facturen, die aan de Europese norm beantwoorden, als dusdanig te ontvangen en te verwerken. België kent daarnaast een nagenoeg algemene wettelijke verplichting op e-invoicing voor facturen die in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten worden verstuurd. Die verplichting trad stapsgewijs in werking, door middel van het KB e-invoicing van 9 maart 2022. De invoering verliep als volgt:
Overheidsopdrachten tot maximum 3.000 euro zonder btw hebben deze verplichting niet.
Verder wordt de gestructureerde uitgaande elektronische factuur vanaf 1 januari 2026 verplicht voor quasi alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen, dus ook voor ons. De verplichting om gestructureerde elektronische facturen uit te reiken geldt niet voor leveringen van goederen of diensten aan particulieren voor hun privégebruik.
Met betrekking tot het luik/verplichting rond de inkomende facturatie zijn we al ettelijke jaren onze leveranciers zelf aan het sensibiliseren om ons facturen via Peppol te bezorgen. We krijgen namelijk veel meer correcte en gestandaardiseerde informatie die minder risico geven op fouten en discussie. Dit biedt ook meer mogelijkheden naar toekomstige automatisatie.
Wat het luik rond de uitgaande facturatie betreft, willen we ons via het verzendingspakket van Cipal Schaubroeck al in regel stellen voor de Peppol verplichting. We willen met een implementatie in 2025 ook vermijden dat we als lokaal bestuur in een spreidstand komen te staan waarbij leveranciers verplicht worden om via Peppol aan te leveren maar we dit zelf niet te doen.
Tot slot willen we ons bijkomend wapenen voor de toekomst. We stellen namelijk vast dat we meer en meer de vraag krijgen van zowel bedrijven als burgers om hun facturen elektronisch te ontvangen. Dit gaat dan over vragen m.b.t. Peppol maar eveneens over e-mail of E-box. Via het verzendingspakket van Cipal Schaubroeck kunnen we aan deze vragen tegemoetkomen voor de bedrijfen en burgers die dit wensen. De kostprijs van dit pakket zullen we op termijn ook terugverdienen door de besparing die wordt gerealiseerd op de portkosten. Belangrijk om te vermelden is dat burgers die hun facturen nog op papier wensen te ontvangen dit ook nog steeds op papier zullen krijgen.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
Het besluit van de gemeenteraad van 11 december 2017 houdende vaststelling van de opdrachten voor werken, leveringen en diensten die kunnen beschouwd worden als opdrachten van dagelijks bestuur;
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (limiet van € 30.000,00 excl. btw niet bereikt).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
College van burgemeester en schepen beslist om de opdracht voor een verzendingspakket te gunnen aan Cipal Schaubroeck voor een bedrag van € 7.483,06 exclusief BTW in het eerste jaar waarvan € 5.807,11 éénmalig kost voor de opstart van het verzendingspakket en € 1.675,95 verzendingskosten.