Vanuit het stadsbestuur en het management is de wens geuit om inzake communicatie professionele ondersteuning te bieden aan de medewerkers van de dienst vergunningen in het kader van het bespreken, adviseren, behandelen en afwerken van omgevingsdossiers. Dit in de meest ruime zin van het woord en voor alle domeinen die op deze dienst aan bod komen: stedenbouw, milieu, handhaving en wonen, alsook de begeleidende administratie.
Er is daarom in samenspraak met diensthoofd en sectormanager een ondersteuningsvraag geformuleerd.
De ondersteuningsvraag is verder aangevuld en geconcretiseerd in samenwerking met de medewerkers van de dienst.
Hieruit konden de volgende doelstellingen van een ondersteuningstraject gedistilleerd worden:
- een gezamenlijke concrete praktijkgerichte oefening in zowel intern als extern onderhandelen, gericht op positieve afronding van gesprekken en finaal een win-win voor iedereen
- openstellen voor andere perspectieven naast stedenbouw en milieu
- verbeteren van een cliëntvriendelijke en servicegerichte houding en communicatie
- out of the box en oplossingsgericht denken als natuurlijke reflex hanteren
- het centraal stellen van de burger en zijn behoeften zonder het algemeen belang uit het oog te verliezen
- in het kader daarvan, stimuleren van creativiteit bij het omgaan met de regelgevende kaders zonder daarom de legaliteit te schenden
- aansluitend bij dit alles, begrijpen van de rol van de politieke organen
Het is belangrijk dat tijdens het ondersteuningstraject gekeken wordt hoe de sterktes van de dienst kunnen ingezet worden.
De dienst gaf zelf expliciet aan een voorkeur te hebben voor een samenwerking met begeleiders die het werkveld van omgeving zeer goed kennen gelet op de specifieke uitdagingen die dit met zich meebrengt voor dienstverlening en communicatie.
Er werden twee offertes opgevraagd bij volgende dienstverleners die rijke ervaring hebben op vlak van proces- en communicatiebegeleiding:
- Inovant / AP Hogeschool Antwerpen
- Mondea.
Na bespreking en scherpstellen van de doelstellingen en het wenselijke stappenplan (zie bijlage 1) ontving de stad Geel thans twee aangepaste offertes (zie bijlage 2 en 3).
Inovant kiest voor begeleidingen op maat steeds voor partners met geschikte expertise en ervaring in het opleiden van medewerkers uit de openbare sector. Op basis van de ondersteuningsvraag en leerdoelstelingen stelt Inovant een samenwerking voor met Novare. De visie en aanpak van Novare wordt beschreven in de bijgevoegde offerte.
Hieronder worden de voorgestelde trajecten weergegeven op basis van de ondersteuningsvraag en leerdoelstellingen:
Traject | Inovant - Novare | Mondea |
Voorbereiding |
|
|
Begeleiding |
|
|
Nazorg |
|
|
Beide voorstellen worden vergeleken op basis van een aantal relevante criteria (kwaliteit offerte, maatwerk, kwaliteit traject en prijs) waaraan een score wordt gegeven:
Vergelijking | Inovant - Novare |
| Mondea |
|
Kwaliteit offerte 10 | + gedetailleerd uitgewerkte offerte - niet realistische inschatting van benodigde tijd | 5 | +/- eerder gestandaardiseerde offerte met enkele accenten die nog kunnen bijgestuurd worden
| 5 |
Traject op gevraagde maat 30 | + alle gevraagde onderwerpen komen aan bod met aanvulling van opties +/- geen actieplan (is optie) maar intervisie met nadruk op zelfsturing en eigen verantwoordelijkheid | 25 | + alle gevraagde onderwerpen komen aan bod met aanvulling van opties + opmaak actieplan is inbegrepen | 30 |
Troeven in traject 30 | ++ Grondige voorbereiding met bevraging deelnemers + Meer spreiding in de tijd, opgesplitst in dagdelen + Verbindende communicatie als aparte workshop
| 20 | + Opdeling in meerder dagdelen is mogelijk zonder meerprijs + Begeleiding door professionals uit het werkveld van ‘omgeving (medewerkers spraken absolute voorkeur uit voor begeleiding door mensen met affiniteit met het vak) + SWOT-analyse externe communicatie * Oefening communicatiestrategie ++ Werken met tools vanuit de sector bv. Handreiking vooroverleg departement omgeving, Bouwen aan Dialoog NAV-VVSG, gesprekstool constructief vooroverleg van VRP | 30 |
Prijs 30 | - Totale prijs 13.880 euro exclusief BTW - kan niet met zekerheid onderverdelen in uur- of dagtarieven (is risico omwille van minder realistische inschatting nodige tijd) | 20 | + Totale prijs 11.410 euro excl. BTW en incl. kosten (basis is 10 dagen) + aanduiding van dagtarieven voor eventueel meerwerk | 25 |
Totaal vergelijkingspunten 100 |
| 70 |
| 90 |
Op basis van deze vergelijkende beoordeling meent het college van burgemeester en schepenen dat de opdracht voor begeleiding van de dienst vergunningen op vlak van externe communicatie kan worden toegewezen aan Mondea.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om Mondea aan te stellen als trajectbegeleider van de dienst vergunningen ter verbetering van externe communicatie op basis van de ingediende offerte, d.i. aan een totaalprijs van 11.410 euro incl. kosten en excl. BTW en aan een éénheidsprijs van 1.141 euro per dag excl. BTW voor eventuele meerwerken.