Al enkele jaren leeft de vraag bij dienst Openbaar Domein om een digitale inventaris op te bouwen van het groen dat door de stad wordt beheerd, waarbij de groenobjecten kunnen worden gevisualiseerd op kaart met enkele voor hen typerende eigenschappen (bijvoorbeeld datum laatste onderhoud, afmetingen, staat etc.). Dit omdat zo'n inventaris een vollediger zicht geeft op het te beheren groen en het hierdoor ook mogelijk wordt om een efficiënter en meer gepland beheer hierop uit te voeren. Ook biedt dit meer mogelijkheden om te rapporteren over het groenbeheer, een accuratere kostenraming te maken en alle informatie over het beheerde groen duidelijk weer te geven in één platform. Sinds begin september is er bij team Groen dan ook een medewerker gestart die verantwoordelijk zal zijn voor de opbouw van de groeninventaris.
In het verleden werden er door team Groen al pogingen ondernomen om een groeninventaris op te bouwen, maar het gaat om een complex project waarbij een aantal diensten en teams betrokken zijn. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de dienst Openbaar domein zelf, de dienst Werkplaats (voor de uitvoering van het groenonderhoud), het contactcentrum Grondgebiedszaken (voor het behandelen en doorgeven van meldingen en vragen met betrekking tot groenbeheer) en team GIS (voor de aankoop en het beheer van GIS-toepassingen voor groenonderhoud + ondersteuning bij de opbouw en het intekenen van de inventaris). Omwille van deze complexiteit werd er in de loop van dit jaar een traject gestart door team Organisatieontwikkeling om met bovenstaande diensten de noden in kaart te brengen en enkele mogelijke beheerpakketten te overlopen. Dit traject is nog niet afgelopen (er moet nog een beslissing genomen worden over een toekomstige beheermodule), maar gezien de aanwerving van de medewerker bij team Groen die de inventaris moet opmaken werd er wel reeds een consensus gevonden om in eerste instantie te focussen op de inventaris zelf en een geschikte toepassing aan te kopen voor de intekening van de groenobjecten. Het voorstel is om hiervoor de module Tekenen&Editeren van Geo-IT aan te kopen.
Geo-IT is de leverancier van het interne GIS-systeem dat binnen de organisatie gebruikt wordt. De stad beschikt al over een heel aantal modules van deze software. Hiervan wordt de module Raadplegen door veel medewerkers gebruikt, waaronder medewerkers van dienst Openbaar Domein, dienst Werkplaats, team Contactcentrum Grondgebiedszaken en team GIS. De module Raadplegen dient enkel om GIS-lagen op een gebruiksvriendelijke manier te kunnen raadplegen, zonder dat medewerkers hier aanpassingen aan kunnen doen. Rechtstreekse aanpassingen kunnen momenteel enkel door team GIS gebeuren in meer geavanceerde softwarepakketten.
De module Tekenen&Editeren is gemaakt om aanpassingen aan de GIS-lagen wel mogelijk te maken op een laagdrempelige en gebruiksvriendelijke manier. De module bevat een aantal tekenfunctionaliteiten en mogelijkheden om extra informatie toe te voegen aan elk ingetekend object. De module kan zowel gebruikt worden op een computer, binnen hetzelfde portaal als de andere Geo-IT modules, en op terrein met behulp van een tablet of smartphone. Verder vertoont de module veel gelijkenissen met de andere reeds bestaande Geo-IT modules inzake vormgeving en functionaliteiten. Doordat andere modules binnen Geo-IT GIS reeds veel gebruikt worden door de medewerkers, zal de hoeveelheid benodigde opleiding beperkt zijn en kan er snel gestart worden met het gebruik van de module.
Een belangrijk voordeel van de module Tekenen&Editeren is dat er rechtstreekse aanpassingen kunnen gebeuren door de verantwoordelijke medewerker(s) aan data die ook te zien is in de reeds bestaande raadpleegloketten. Bij de module wordt een beheersysteem geleverd waar team GIS toegang tot krijgt. Via dit beheersysteem kan team GIS nieuwe editeerloketten aanmaken en rechten toekennen aan specifieke medewerkers die de GIS-lagen in een specifiek loket moeten kunnen aanpassen. Op deze manier wordt er enerzijds gezorgd dat enkel de juiste medewerkers informatie kunnen aanpassen waar zij verantwoordelijk voor zijn, maar anderzijds ook dat deze informatie ook voor andere medewerkers beschikbaar is via de raadpleegmodule zonder dat zij hier (per ongeluk) aanpassingen aan kunnen doen. Op die manier behoudt team GIS een overzicht over de informatie in de editeerloketten en de aanpassingen die hieraan gebeuren. De module zal in de toekomst daarom ook kunnen ingezet worden voor andere GIS-lagen in de raadpleegloketten en niet enkel deze van de nog op te bouwen groeninventaris.
Geo-IT beschikt ook over de nodige expertise inzake groenbeheer: zij beschikken zelf ook over een groenbeheerpakket, waarin de GIS-lagen opgebouwd zijn volgens (inter)nationale standaarden (waarop ook andere groenbeheerpaketten gebouwd zijn). Indien de groeninventaris volgens deze standaarden wordt opgemaakt, kunnen deze later probleemloos worden geïmporteerd in een eventuele toekomstige groenbeheermodule.
Geo-IT bvba, Potvlietlaan 3 te 2600 Berchem-Antwerpen diende een offerte in voor een geraamde aanschafkost van €4.200 excl. BTW en een geïndexeerde onderhoudskost van €249.45 excl. BTW per maand. Er wordt ook een kost van €2.332,80 excl. BTW geraamd voor de werkuren die benodigd zijn voor de installatie en opleiding voor de eindgebruikers. Deze werkuren kunnen echter gefactureerd worden via het reeds lopende raamcontract voor ondersteuning door Geo-IT.
Team GIS stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht te gunnen aan Geo-IT bvba, Potvlietlaan 3 te 2600 Berchem-Antwerpen tegen de geraamde aanschafkost van €4.200 excl. BTW en de maandelijkse onderhoudskost van €249.45 excl. BTW.
De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.
Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.
Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.
De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van € 30.000,00 niet).
Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.
Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.
Het college van burgemeester en schepenen keurt de opdracht tot "aankoop module Geo-IT Tekenen&Editeren" goed, via aanvaarde factuur aan Geo-IT bvba, Potvlietlaan 3 te 2600 Berchem-Antwerpen tegen de geraamde aanschafkost van € 4.200,00 excl. btw en een maandelijks geïndexeerd onderhoud van € 249,45 excl. btw.