De stad Geel heeft in 2016 het evenementenloket opgericht met als doel een centraal aanspreekpunt te bieden voor organisatoren van evenementen voor wat aanvragen en vergunningen. De behoefte voor het automatiseren van deze aanvragen werd elk jaar groter, verschillende pistes en scenario's werden hierbij tegenover mekaar afgewogen.
Het team organisatieontwikkeling heeft samen met de coördinator van het evenementenloket en de sector manager vrije tijd een analyse gemaakt van het proces aanvragen van een evenement. Hieruit is gebleken dat het behandelen en eventueel vergunnen van aanvragen voor een evenement een complex proces is. Dat komt onder meer door:
Voor het aanvragen van een inname van een openbaar domein los van een evenement is eveneens een registratie in het GIPOD noodzakelijk. Dat brengt met zich mee dat er een duidelijke synergie of raakvlak is tussen de processen aanvraag van een evenement en aanvraag inname openbaar domein. Dat was ook al gebleken uit de procesanalyse die hiervoor werd gemaakt.
Het college van burgemeester en schepenen heeft op 2 september 2019 de opdracht voor het automatiseren en digitaliseren van het proces inname openbaar domein en de koppeling met GIPOD gegund aan de firma Geosparc voor een periode van 4 jaar.
De coördinator van het evenementenloket en de teamleider administratie openbaar domein hebben in samenspraak met het team organisatieontwikkeling de markt verkend, elke voor hun eigen specifieke doelstelling of proces. Hierbij werden de verschillende platformen tegenover mekaar afgewogen door het deelnemen aan demo's en het bevragen van openbare besturen die reeds met de verschillende oplossingen aan de slag zijn.
Bovendien hebben we samen met het team openbaar domein meermaals vastgesteld dat de gebruiksvriendelijkheid van het Spotbooking platform (de oplossing van Geosparc) voor verbetering vatbaar is. Ook wanneer wensverzoeken werden ingezonden door onze toepassingsbeheerders om deze gebruiksvriendelijkheid te verbeteren kwam hierin weinig verandering.
We hebben zowel van de coördinator van het evenementenloket als van de teamleider administratie openbaar domein een voorkeur ontvangen om hun respectievelijke processen te gaan automatiseren in het EagleBe platform van Merkator. Het EagleBe platform is een SaaS (Software as a Service) oplossing die in het datacenter van Merkator wordt gehost. Dat betekent dat de oplossing snel kan uitgerold worden bij nieuwe klanten. Dit platform is op dit ogenblik reeds in gebruik bij 176 lokale besturen en 51 politiezones, voornamelijk in West- en Oost-Vlaanderen.
Voor wat betreft het advies voor evenementen en inname openbaar domein is de Politiezone Geel-Laakdal-Meerhout een belangrijke adviesverlener. PZGLM verleent deze adviezen voor de stad Geel en de gemeenten Laakdal en Meerhout. PZGLM is vragende partij om het advies steeds te verlenen op dezelfde manier en dus binnen hetzelfde platform.
Zowel voor het evenenementenproces als voor het proces aanvraag inname openbaar domein werken Laakdal en Meerhout al met de EagleBe oplossing.
Het team organisatieontwikkeling bewaakt mee de bedrijfsafspraken omtrent de informatiearchitectuur. Het toevoegen van een nieuw platform leidt tot meer versnippering of verkokering van deze informatiearchitectuur. Gezien ook het team administratie openbaar domein voor het proces inname openbaar domein mee wil instappen, zou dat betekenen dat we de opdracht van Geosparc stopzetten. Het aantal platformen of toepassingen blijft dan ook gelijk. EagleBe (Merkator) zou erbij komen, Spotbooking (Geosparc) verdwijnt.
Het team organisatieontwikkeling adviseert om nog meer de synergie te zoeken tussen de processen aanvraag van een evenement en de aanvraag van een inname openbaar domein. Wanneer deze beide processen geclusterd worden binnen dezelfde toepassing of platform, dan biedt dit een opportuniteit om de adviesverlening over de inname openbaar domein bij het team administratie inname openbaar domein te leggen, terwijl dat op dit ogenblik door de medewerkers van het evenementenloket wordt behartigd.
Voor wat betreft de koppelingen of integraties voor het complexe proces van de aanvraag van een evenement biedt Merkator voor het EagleBe platform alvast volgende koppelingen of integraties aan, welke allemaal zijn inbegrepen in het gebruiksrecht van EagleBe :
De gemeenteraad heeft op 2 mei 2022 beslist om deel te nemen aan de raamovereenkomst van de ICT opdrachtencentrale van de stad Brugge. Perceel 2 (Software) van deze overheidsopdracht werd gegund aan Inetum-RealDolmen. De EagleBe oplossing van Merkator kan afgenomen worden via deze raamovereenkomst.
Inetum-RealDolmen diende een offerte in als volgt:
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht voor het ter beschikking stellen van de EagleBe module Evenementen aan de firma Inetum-RealDolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen, tegen de geraamde jaarlijkse kostprijs van 16.117,20 € incl. BTW
De overeenkomst voor het ter beschikking stellen van de EagleBe module Evenementen wordt afgesloten voor een periode van 4 jaar. Na afloop van deze periode zal het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd worden, tenzij het wordt opgezegd door één van de contractpartijen.
Het college van burgemeester en schepenen gunt de opdracht voor het ter beschikking stellen van de EagleBe module Inname openbaar domein aan de firma Inetum-RealDolmen, A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen, tegen de geraamde jaarlijkse kostprijs van 16.117,20 € incl. BTW
De overeenkomst voor het ter beschikking stellen van de EagleBe module Inname Openbaar domein wordt afgesloten voor een periode van 4jaar. Na afloop van deze periode zal het contract jaarlijks stilzwijgend verlengd worden, tenzij het wordt opgezegd door één van de contractpartijen.