De leden van de werkgroep Nieuwjaarsfeest kwam samen om het nieuwjaarsfeest 2024 te evalueren en de krijtlijnen voor 2025 vast te leggen voor de komende personeelsfeesten
Leden werkgroep:
1 Evaluatie 2024
1.1 Huldiging en Vieringen
De werkgroep evalueert de huldigingen en vieringen positief en stelt voor om hiervoor in 2025 op dezelfde manier te werk te gaan.
Uitnodigingen en lijsten |
uitnodigingen verlopen digitaal of via diensthoofd. |
opbouw |
opbouw ging vlot - timing was goed Dit jaar werd gekozen voor een vooropgestelde tafelindeling. Wat voor een aangename sfeer zorgden en mensen snel hun plaats vonden. |
Inkleding |
was geslaagd inkleding voor woensdag en donderdag zijn sober gehouden maar feestelijk. Donderdag de tafels minder groot maken, maar meer. (max 6 personen aan tafel) |
Catering en bediening |
was lekker, voldoende gevarieerd en allemaal voldoende. Donderdag |
Muziek door academie |
muziek van academie wordt geapprecieerd (betere instrumenten dan editie 2023) act op donderdag is een leuke aanvulling en verrassing voor de genodigden. |
We kunnen algemeen stellen dat de huldigingen en vieringen en op deze manier kunnen blijven doorlopen mits wat kleine organisatorische aanpassingen.
1.2 Nieuwjaarsfeest
De werkgroep evalueert het nieuwjaarsfeest positief en stelt voor om voor het nieuwjaarsfeest 2025 op dezelfde manier te werk te gaan, rekening houdend met onderstaande opmerkingen.
Voorbereiding |
dossier goedkeuring CBS is erg nipt. Dit jaar sneller starten met zoektocht naar foodtrucks om dossier te agenderen in september of oktober. |
opbouw |
Is vlot verlopen. Dit dankzij de bundeling van de werken in 1 werkgroep waardoor de taakverdeling vlot en natuurlijk verloopt. |
Inkleding |
thema = leuk |
locatie en setting |
zaal is/wordt te klein om iedereen te blijven uitnodigen |
genodigden | gepensioneerden: blijven uitnodigen? hebben hun eigen feest via Pensioen OD. Ook enkel deze gepensioneerden bereiken we. Limiet opleggen? -> vb op pensioen in 2024, is NJF 2024 en NJF 2025, daarna stopt deze uitnodiging. Uitnodiging voor de huidige gepensioneerden gaat met de post mee, samen met deze van de huldigingen. |
inschrijvingen | Uitnodigingen verlopen digitaal via ticketsysteem van CC. Aangepaste velden te voorzien op het inschrijvingssysteem voor 2025 (vb vegetarisch) Niet meer werken via onthaal; papieren inschrijving binnenbrengen bij werkgroep, CC de Werft of POL. Navragen bij diensthoofden waar papieren uitnodiging nog nodig is. inschrijven maar niet opdagen; -> wat eraan doen? -> no show van 20% - relatief veel.
|
Foodtrucks |
extra foodtruck had wenselijk geweest (pizza was snel op) ==> bedenking: moet er 'voldoende' eten zijn of telt het als avondsnack? Foodtrucks laten controleren op bandje; mensen komen later en hadden vaak al eten vast terwijl ze nog niet waren aangemeld. suggestie van frietkraam => 2025 switch naar festivaleten (maar dan wijziging voor dag van de medewerker van friet naar bv bbq) Desserts: vielen erg in de smaak Gelet op de afstand tussen de foodmarket en de verbruikszaal ontstaat er een systeem afhaal voor de ganse tafel waarbij er ook veel restjes op de tafel achterblijft. |
Omkadering/Randactiviteiten |
Nageltje klop = blijver en steeds succes fotobooth voorzien waar de collega's zelf foto's kunnen nemen met eigen toestel/telefoon. mariachi band was een succes -> wel enkel goed hoorbaar waar ze aan het spelen waren. DJ: werd ervaren als minder positief -> veel hak op de tak muziek |
Drank |
alcoholvrij aanbod uitbreiden om dronkenschap te voorkomen voorstel om te werken met wisselbekers Op deze manier is er ook veel minder verspilling van volle bekers drank die blijven staan en wordt het werk voor de vereniging haalbaarder. |
Vereniging |
Werking met Oud Leiding St. Aloysiusscouts. De werkgroep is erg tevreden over de samenwerking met deze vereniging. |
security | Meer security voorzien. 2025: andere firma aanschrijven. |
Speech |
De speech werd nog erg gestoord door veel gebabbel. Misschien sensibiliseren via diensthoofd. => voorleggen op diensthoofdenoverleg . |
Start en einduur |
Voorstel tot wijziging van de uren. 1) start 18u einde 02u => Werkgroep kiest hier voor voorstel 1 |
Conclusie kan genomen worden dat iedereen tevreden is over het concept.
De werkgroep wenst nog wel andere organisatie om het dronkenschap tegen te gaan en de verspilling van drank (wisselbeker).
Graag zien we ook een wijziging in de aantal genodigden voor volgend jaar.
2 Organisatie 2025 Personeelsfeesten
De organisatie van de huldigingen en vieringen verliep vlot en zowel voor de genodigden als voor de werkgroep was dit een aangename namiddag.
De lijst met genodigden blijft nog steeds te lang om het nieuwjaarsfeest in De Waai te kunnen organiseren. Om die reden blijven we genoodzaakt om het eetgedeelte naar buiten te brengen, wat niet evident is deze tijd van het jaar en de bijhorende weersomstandigheden.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de personeelsfeesten als volgt te organiseren:
Dag |
Uur |
wat |
Genodigden – het zittend bestuur is voor elk evenement uitgenodigd |
Woensdagnamiddag 08 januari 2025
|
14u - 17u |
huldigingen + Pensioenvieringen |
Medewerkers + partner |
diensthoofd + sectormanagers + bestuur | |||
donderdagnamiddag 09 januari 2025 |
16u - 19u | Vieringen | Medewerker + diensthoofd |
Vrijdagavond 10 januari 2025 |
18 - 02u |
Nieuwjaarsfeest |
Medewerkers Lokaal bestuur Geel |
donderdag 6 juni 2025 | 17u - 20u | Dag van de Medewerker special | medewerkers lokaal bestuur Geel - bestuursleden |
Het college van burgemeester en schepenen geeft de mogelijkheid om in het huidige jaar gebruik te maken van het MJP voor de aankopen van het nieuwjaarsfeest 2025 om zo te kunnen inspelen op promoties of betere onderhandelingen.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om de uitnodigingen voor de toekomstige nieuwjaarsfeesten, op dezelfde manier aan te houden net als de vorige jaren werd georganiseerd. De gepensioneerde voormalige medewerkers zullen ook uitgenodigd worden.
Het college van burgemeester en schepenen wenst het aanbod van de foodtrucks aan te houden en kwaliteitsvol eten te voorzien. Alle medewerkers moeten de kans krijgen om iets te gaan eten aan de foodtrucks, daarom doet het college de suggestie om in overweging te nemen om te werken met jetons of een strippenkaart. Op die manier kan de verdeling van het eten voor de medewerkers misschien nog verbeteren.
Het college van burgemeester en schepenen beslist om niet in te gaan op het voorstel om een gadget te voorzien voor het inwisselen van de laatste beker, maar steunt wel het idee om met wisselbekers te werken.
Voor het inzetten van security, stelt het college voor om in de toekomst ook met andere firma's samen te werken.