Op het MAT van 21 januari 2021 werd de update PDC V1.2, producten en dienstencatalogus van de dienst patrimonium goedgekeurd.
Deze versie, waarbij de rol van gebouwbeheerder werd goedgekeurd is met alle gebouwbeheerders gecommuniceerd. Hierover is weinig tot geen reactie meer gekomen.
Het blijft echter belangrijk de gebouwbeheerder te bereiken naar ondersteuning van zijn taken en de samenwerking met onze dienst af te stemmen. We merken dat structurele oplossingen, zoals bijvoorbeeld onlangs georganiseerd bij AGB Cultuur vruchten afwerpt naar het onder controle krijgen van gebouw gerelateerde risico's, veiligheid en efficiënt beheer.
1. Het management vraagt waar de producten en diensten die niet (meer) door patrimonium worden opgenomen wel zullen worden opgenomen in de organisatie.
Alle service die door patrimonium werd geleverd is ondergebracht in de PDC. We kunnen wel een aspect van gebouwbeheer benoemen onder de term soft facility, wat niet altijd centraal georganiseerd wordt. Meestal wordt dit op de meeste gebouwen opgenomen door de diensten binnen deze gebouwen zelf of zit dit verspreid onder verschillende centrale diensten.
Een overzicht van deze specifieke service en waar dit meestal georganiseerd zit.
Een apart onderdeel van hard en soft Facility is het beheer van apparatuur en toestellen.
Advies:
Soft Facility is een aparte expertise, waarbij deze diensten best door eenzelfde dienst georganiseerd wordt om deze verschillende processen te stroomlijnen en te optimaliseren. Hierdoor kan de kost, efficiëntie en kwaliteit van deze dienstverlening verbeterd worden.
Binnen de organisatie hebben de meeste services wel een plaats gevonden, maar is dit niet altijd voor iedereen even helder en efficiënt.
Het beheer van apparatuur en toestellen vraagt meer een structurele aanpak, waarbij dit binnen de organisatie door de verschillende kerntaken per gebouw, heel verschillend wordt aangepakt. Specifiek op het sociaal huis is er nog behoefte om alle apparatuur en toestellen centraal te beheren en niet enkel te herstellen.
In basis zou afgetoetst moeten worden of op elke locatie het goed beheer volgens volgende procedure wordt gedaan;
1.4 Proces beheer toestellen en apparatuur
Dienst patrimonium houdt zich niet bezig met de voorgaande toestellen en apparatuur, maar beperkt zich tot de vaste installaties en apparatuur die instaan om het gebouw comfortabel, veilig en efficiënt te gebruiken. Hieronder verstaan we onder andere alarminstallaties, HVAC, toegangscontrole, zonnewering die onder de competentie en capaciteit van de dienst patrimonium valt.
We leveren wel technisch advies in onze expertise waar dit gevraagd wordt.
2. De rol van de gebouwbeheerder wordt verder uitgeschreven naar een generieke regeling met aandacht voor de specificiteit van elk gebouw. Er wordt ook duidelijk omschreven welke technische kennis noodzakelijk is en hoe dit dan opgenomen wordt in samenwerking met een technisch gebouwbeheerder.
Deze opdracht is nog niet uitgewerkt binnen deze update gezien dit een grote effort vraagt om per gebouw een specifieke regeling uit te schrijven. Enkel het sociaal huis heeft al meerdere vergaderingen gevraagd om hier de rolverdeling en generieke regeling uit te schrijven. We blijven inzetten op de grootste prioriteiten voor deze opdracht.
3. Wijzigingsaanvragen (change): tijdig overleggen met betrokken diensten zodat deze tijdig op de hoogte zijn => wordt nog verder via verfijnd via checklists zodat dit beter opgevolgd wordt. Daarnaast moet er ook meer aandacht zijn voor de eenheid in de gebouwen zodat de look and feel in de gebouwen van het lokaal bestuur dezelfde blijft. Een algemeen kader zal worden uitgewerkt vanuit de vertaling van dienstverlening naar ruimte. Daarnaast moet er ook structureel gekeken worden naar schoonmaakvriendelijk ontwerpen zodat de schoonmaak van de gebouwen zo efficiënt mogelijk kan verlopen. Deze stappen kunnen resulteren in een 'bouwstandaardplan'.
Afstemming met verschillende betrokken diensten zijn opgenomen in het proces wijzigen. Er wordt verder gewerkt aan een masterplan patrimonium met bijhorende bouwstandaard. Deze zou begin 2024 gefinaliseerd moeten zijn. ICT, stedelijke werkplaats, schoonmaak, MAT en CBS worden jaarlijks op de hoogte gebracht van de planning voor de volgende jaren van patrimonium via een toelichting van de Excelplanning.
4. Verder moet er ook bekeken worden hoe het huisvestingsbeleid verder wordt uitgewerkt rekening houdend met het goedgekeurde beleid rond telewerken.
Binnen het project Administratief Centrum/stadhuis en cultuurcluster wordt deze denkoefening opgenomen in het nieuwe programma van eisen, waarbij het nieuwe werken ook in beeld zit. Ook gebruiken we de nieuwbouw stedelijke werkplaats om deze denkoefening, met de betrokken professionals, te maken voor de administratieve ruimten.
5. Bij taken die worden toegewezen aan diensthoofden wordt rekening gehouden met de delegatie die binnen het traject leiderschap wordt uitgewerkt. Om hieraan tegemoet te komen moet bekeken worden of er eventueel een visering door het diensthoofd mogelijk is.
De gebouwverantwoordelijken zijn 9/10 zelf diensthoofd. Zij kunnen de taken van gebouwbeheerder ook delegeren en kan verwacht worden dat opvolging automatisch opgenomen is voor deze taak. Een afchecklist zou een aanvullende tool kunnen zijn om de gebouwbeheerders te helpen overzicht te krijgen van het goed beheer.
6. Het initiatief voor brandoefeningen: niet voor een gebouwverantwoordelijke maar eerder voor preventieadviseur
De opdracht van de preventieadviseur zou idealiter zo uitgezet moeten worden, maar dit binnen de huidige dienstverlening niet is gefaciliteerd. Gezien de omvang van deze opdracht en aantal gebouwen stelt de dienst patrimonium vast dat hiervoor te weinig tijd wordt voorzien.
* Aanvulling medewerker welzijn op het werk:
De gebouwbeheerder blijft een belangrijke rol spelen als goede huisvader van het gebouw, met de nodige ondersteuning van dienst patrimonium. Goede afspraken hoe en wie welke taken opneemt wordt, met de leidraad van de PDC, per gebouwbeheerder afgesproken.
De ondersteunende diensten van de stedelijke werkplaats en ICT zijn broodnodig om een goede service te kunnen bieden op de gebouwen. Hier zijn de nodige afspraken gemaakt om structureel samen bestaande knelpunten te overlopen en op te lossen.
Voor het sociaal huis werd een werkgroep georganiseerd om de service gebouwbeheer voor dit gebouw verder uit te werken. Consensus over de verschillende rollen is bekomen.
Algemene gebouwbeheertaken wordt opgedeeld in de 3 verschillende blokken van het sociaal huis:
Deze gebouwbeheerders worden ondersteund door de technische gebouwbeheerder - technische dienst sociaal huis.
Dienst patrimonium blijft ook supervisie houden door een SPOC aan te stellen.
De samenwerking met de stedelijke werkplaats loopt goed zoals procesmatig binnen ISM is afgesproken. Dienst patrimonium werkt op geregelede tijdstippen op locatie bij de stedelijke werkplaats en koppelt de planning van projecten terug via een jaarlijks overleg, waarbij ook ICT mee betrokken wordt.
Dienst patrimonium merkt wel dat de afbouw service van de stedelijke werkplaats meer en meer impact geeft in opdrachten die bij dienst patrimonium belanden of dat het meerjaren onderhoud niet tijdig uitgevoerd geraakt. We denken dan aan schilderwerken, schrijnwerk met risico op verslechtering van de conditie. Uitgeven van kleine, in verhouding dure opdrachten voor dak herstellingen, schrijnwerk, vloeren, bezetten...
De capaciteit van het team onderhoud wordt hierdoor meer belast en kwalitatieve aannemers zijn moeilijker snel ter plaatse te krijgen voor kleine opdrachten. Dit laatste wordt vooral als het grootste probleem ervaren.
HVAC wordt grotendeels opgevangen door het ESCO contract, maar impliceert een grotere kost voor de verschillende opdrachten buiten contract.
Onvermijdelijk dat deze laatste meer en meer moet uitgegeven worden vanwege het complexer worden van alle HVAC op onze gebouwen(Heating, Ventilation and Airco) installaties.
Advies: Een evaluatie service en update PDC stedelijke werkplaats is nuttig, afgestemd met de nieuwe samenwerking Meerhout.
Meer en meer worden installaties en apparatuur met het internet en de Cloud gekoppeld, waarbij functionele bediening over een applicatie of software gebeurd en handbediening meestal niet meer mogelijk is. Deze integratie van IoT vormt een uitdaging voor de toekomst om deze systemen goed te integreren, connecteren, online te houden, beheren en up to date te houden.
We merken zowel binnen projecten als binnen onderhoud dat het online houden, goed werkend houden en bedienen van al deze verschillende systemen veel tijd en effort vraag van zowel dienst patrimonium als ICT.
Risico's: Het niet kunnen bedienen van HVAC, IoT installaties en apparatuur kan volgende gevolgen hebben:
Advies: Een ISM traject => visie rond deze samenwerking en middelen verder uitwerken met de dienst ICT en patrimonium is aan de orde.
Een verdere aanvulling was nodig om de service voor het kerkbestuur mee op te nemen en de nauwere samenwerking die nodig is met de dienst ICT, om de uitbreiding van op afstand bedienbare IoT systemen te beheersen.
De Nieuwe versie V1.6 van deze PDC van de dienst patrimonium is verder aangevuld in rode tekst met:
Verfijning ISM proces afspreken waarbij volgende verbeterpunten verder worden uitgewerkt:
Fijntuning en aanpassingen van de PDC is in samenwerking met de sectormanager GGZ uitgevoerd.
Het managementteam keurt de producten- en dienstencatalogus van de dienst patrimonium (nieuwe versie V1.6) ter vervanging van voorgaande versie goed.
Het managementteam adviseert:
- Intensere samenwerking met ICT wordt geïmplementeerd zodat de werking goed kan verlopen.
- Rond evacuatie moeten er nog meer verfijnde afspraken gemaakt worden. De planning van de evacuatie-oefeningen kunnen gestuurd worden vanuit het CPBW. => nog verdere afstemming met Christine Boeckmans over de concrete zaken die effectieve worden opgenomen.
- Gebouwbeheer OCMW is een complex gegeven: opgesplitst momenteel tussen Katlijn voor WZC-kant, voor LDC kan dit Greet Verellen zijn en voor de administratieve kant zal Nele De Wever de trekker zijn. De technische kant wordt verder opgenomen door Geert Cox. Voor de praktische technische werking rond exploitatie zit dit bij de coördinator technisch onderhoud sociaal huis.
IoT Toepassingen
Dienst ICT zorgt voor netwerktoegang naar het juiste netwerksegment (Iot of OT) en windows updates van de server. Dienst ICT staan niet in voor firmware/software/applicatie updates van devices en servers, dit is de verantwoordelijkheid van de leverancier van de betreffende applicatie.
To Do ICT
Werkwijze remote support verloopt via de procedure en toegang van het VPAM systeem. (2021_MT_00131 - Regularisatie toegang op afstand tot het computerpark van de stad Geel door derden
De alarmservers (Mobicall) worden niet meer gebruikt voor de televic alarmen, deze servers zullen ook op korter termijn verdwijnen (EOL), een (goedkopere) oplossing moet gezocht worden voor de overige wenselijke alarmen.
1.3 toestelbeheer soft facility
3. Televisie en radio voor bewoners is niet in het beheer van dienst ICT, afhankelijk van welke gebouwen is het internet voor bewoners via guest access (ICT) of lokaal eigen toegang (beheer dienst zelf)
Punt veiligheid en doorkomen belangrijke alarmen
- Er moet opgenomen worden in het BCP wat er moet gebeuren met deze meldingen indien internet/netwerktoegang/telefonie niet beschikbaar is (lokale toegang tot alarmen, backup oplossingen, …)
4. ICT
b) het beheer van melding alarmen is niet eenzijdig in beheer ICT, hier is een opsplitsing van type alarmen nodig. Bijvoorbeeld zijn de verpleegalarmen in het WZC gekoppeld aan het televic systeem. Dit zit functioneel niet bij dienst ICT.
d) De quantum box is in de huidige opzet niet toegestaan op het netwerk van stad Geel naar aanleiding van grote veiligheidsissues hiermee, hierover volgen nog verdere gesprekken met Televic
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van de producten- en dienstencatalogus van de dienst patrimonium (nieuwe versie V1.6) ter vervanging van voorgaande versie goedgekeurd door het MAT op 7 december 2023.