2025_GR_00277 - Burgemeestersconvenant - Energie- en Klimaatactieplan Kempen 2030 - Efroproject warmtemakelaar IOK - Het produceren, distribueren en leveren van duurzame warmte (en evt. koelte) door de installatie van duurzame warmtebronnen en de aanleg van een warmtenet in centrum Geel - Gewijzigd BAFO- bestek - Beslissen: Goedkeuren

Op 30 mei 2023 besliste het college van burgemeester en schepenen om deel te nemen aan het EFRO-project GTI Kempen 1859 Warmtenet-WERKEN Kempen.

Op 12 februari 2024 keurde het college van burgemeester de projectfiche “Collectief Warmtenet voor het Centrum van Geel”, de opstart van het project en de aanvraag van de omgevingsvergunning Geel goed.

Vervolgens werd ter concretisering van het project een projectdefinitie opgesteld. In de projectdefinitie zijn twee deelclusters voorzien, namelijk Cluster Stadhuis en Cluster Zwembad. In beide zones wordt alleszins een apart warmtenet uitgerold, die mogelijks – afhankelijk van de opdrachtnemer – in de toekomst gekoppeld kunnen worden.

Er werd aldus geopteerd om een concessie af te sluiten van in beginsel 30 jaar voor het produceren, distribueren en leveren van duurzame warmte (en evt. koelte) door de installatie van duurzame warmtebronnen en de aanleg van een warmtenet in centrum Geel.

Op 27 maart 2024 keurde de gemeenteraad de samenwerkingsovereenkomst occasioneel gezamenlijke opdracht tussen de stad Geel, AGB Cultuur en AGB Sport voor het collectief warmtenet centrum Geel goed.

Op 3 juni 2024 keurde de gemeenteraad het addendum van de samenwerkingsovereenkomst occasioneel gezamenlijke opdracht tussen de stad Geel, AGB Cultuur en AGB Sport voor het collectief warmtenet centrum Geel goed.

Het college van burgemeester en schepenen besliste in zitting van 11 maart 2024 de ontwerpopdracht voor de opdracht “Het produceren, distribueren en leveren van duurzame warmte (en evt. koelte) door de installatie van duurzame warmtebronnen en de aanleg van een warmtenet in centrum Geel” toe te wijzen aan GD&A Advocaten, Antwerpsesteenweg 16-18 te 2800 Mechelen.

In het kader van deze opdracht werd een selectieleidraad met nr. 2024-383 opgesteld door de ontwerper, GD&A Advocaten, Antwerpsesteenweg 16-18 te 2800 Mechelen.

De gemeenteraad verleent in zitting van 3 juni 2024 goedkeuring aan de selectievereisten, de raming en de plaatsingsprocedure van deze opdracht.

De concessie wordt conform de concessiereglementering in de markt geplaatst volgens een procedure naar analogie met de concurrentiegerichte dialoog voorzien in de overheidsopdrachtenreglementering. 

Deze procedure wordt echter op een aantal vlakken geoptimaliseerd (bv. mogelijkheid tot onderhandeling over de ingediende offertes).

Concreet verloopt deze procedure in drie fasen:

• Een selectiefase: In deze eerste fase worden, o.m. aan de hand van de selectiecriteria opgenomen in de thans ter goedkeuring voorgelegde selectieleidraad, de geschikte kandidaten voor de uitvoering van de concessie geselecteerd.

• Een dialoogfase: In het kader van deze tweede fase treedt de aanbestedende overheid in overleg met de deelnemers aangaande de oplossingen die door deze deelnemers worden aangereikt n.a.v. de behoeften, wensen, eisen en vragen van de aanbestedende overheid. De dialoog, die in meerdere fasen kan verlopen, is erop gericht aan de aanbestedende overheid toe te laten om met voldoende kennis van zaken aan te geven met welke oplossing of oplossingen in haar behoeften kan (kunnen) worden voorzien.

• Een gunningsfase: In deze fase worden de deelnemers uitgenodigd om een of meerdere concrete offertes in dienen voor de door de aanbestedende overheid gekozen oplossing/oplossingen. Over de ingediende offertes kan worden onderhandeld, waarna de inschrijvers kunnen worden uitgenodigd om een BAFO in te dienen.

Op 29 juli 2024 keurt het college van burgemeester en schepenen de geselecteerde kandidaten voor de dialoogfase  goed:

- HeCoS, Koning Albert II-Laan 19 te 1210 Brussel;
- IFTech nv, Koolmijnlaan 185 te 3582 Beringen;
- Veolia nv, Poincarélaan 78-79 te 1060 Brussel;
- Ecopower cv, Posthoflei 3, Bus 3 te 2600 Berchem(Antw).  

De dialoogfase is ondertussen afgerond. Op basis van deze dialooggesprekken werd een bestek opgesteld door de ontwerper, GD&A Advocaten, Antwerpsesteenweg 16-18 te 2800 Mechelen voor het opvragen van de offertes. Op 24 oktober 2024 keurde de gemeenteraad dit bestek goed.

Volgende kandidaten dienden een offerte in voor de gunningsfase:

- HeCoS, Koning Albert II-Laan 19 te 1210 Brussel;
- IFTech nv, Koolmijnlaan 185 te 3582 Beringen;

Een toelichting over de lopende procedure en onderhandelingen is gegeven op college van  burgemeester en schepenen en de gemeenteraadscommissie van 2 juni 2025. Binnen deze
innovatieve aanbesteding is gebleken dat wezenlijke wijzigingen op het bestek nodig zijn om een meer financieel haalbare aanbesteding te bekomen met een betere rechtszekerheid voor zowel de stad Geel als de kandidaten.
Het college van burgmeester en schepenen nam in zitting van 30 juni 2025 kennis van een eerste reeks substantiële wijzigingen aan het BAFO-bestek en werden er nog bijkomende wijzigingen voorgesteld op het college van burgmeester en schepenen van 11 augustus 2025. De voorgestelde wijzigingen van de zitting van 11 augustus werden nog verwerkt in de definitieve gunningsleidraad.

Een wezenlijk gewijzigd BAFO bestek met gunningsleidraad, projectdefinitie en bijhorende bijlage is ontworpen en wordt toegevoegd in bijlage.
Deze wijzigingen zijn het resultaat van:
• Vervolgonderhandelingen met kandidaat-concessiehouders;
• Inhoudelijke evaluatie van juridische en technische aandachtspunten;
• Opmerkingen geformuleerd tijdens het vorige schepencollege, die aanleiding gaven tot een verdere verfijning van het bestek.
Doel is om te komen tot een juridisch robuust, financieel haalbaar en beleidsmatig wenselijk concessiebestek, met duidelijke afspraken rond aansluiting, tarifering, terugvloei naar de stad, en overdracht.

Overzicht van aangepaste en nieuwe wezenlijke wijzigingen
 De volgende wezenlijke wijzigingen worden voorgesteld en toegevoegd aan het BAFO-bestek:

• Aanpassing realisatietermijn koeling De Waai
   De facilitering van koeling voor De Waai zal in optie en in een tijdelijke opstelling kunnen voorzien worden uiterlijk 1 mei 2026.
• Nieuwe aansluitingen stad / OCMW / AGB’s Geel
  Nieuw onderdeel toegevoegd aan art. 15: nieuwe stedelijke aansluitingen worden
  beschouwd als basisafnemers, zonder verplichting tot bijdrage aan het rollend fonds.
  Bij aansluiting worden twee offertes gevraagd (werkelijke kost vs. verhoogde bijdrage), waarbij het verschil eventueel verrekend wordt op het vast recht voor álle stedelijke gebouwen. Stad Geel kan op dat moment beslissen om aan te sluiten tegen reële kost of tegen verhoogde aansluitbijdrage (cfr. voorziene budget).
• Rollend warmtenetfonds
1. Financieel mechanisme ingevoerd waarbij een surplus bij aansluiting van andere (private) afnemers via een verhoogde aansluitingskost naar de stad terugvloeit. Dit fonds
    blijft buiten de SPV en wordt beheerd binnen de stedelijke begrotingsstructuur (BBC).
2. De financiële stromen naar en vanuit het Rollend Fonds worden zo maximaal als mogelijk op btw-neutrale wijze georganiseerd à BTW specialist de opdracht hiervoor gegeven
• Periodieke herberekening vast recht
1. Jaarlijkse herberekening van het vast recht op 1 juli o.b.v. reële afname. Waarbij de jaarlijkse herberekening maximaal kan resulteren in een behoud van het Vast Recht (dus: nooit kan / mag resulteren in een verhoging van het Vast Recht).
• Afschrijvingstermijn investeringen
1. Terugverdientermijnen vastgelegd: bv. 40 jaar voor geothermie/warmtenet, 15 jaar voor pompen en technische installaties. Onvolledig afgeschreven investeringen worden aan het einde van de concessie gecompenseerd via restwaardeberekening. Dit om langer in de tijd te (kunnen) spreiden zodat de maandelijkse impact hiervan voor de Basis- en Andere Afnemers kleiner wordt, weliswaar met behoud van de garantie voor de Concessiehouder op een volledige terugverdien (incl. een indexering van het bedrag) op het einde van de Concessie.
•  Overdracht bij einde concessie
1. Aanvulling: ook lopende contracten en rechten maken deel uit van de overdracht. Stad krijgt voorkeur op keuze tussen eigendomsoverdracht of aandelenoverdracht. Overname aan boek- of marktwaarde.
• Concessievergoeding en financiering
1. Concessievergoeding wordt symbolisch (€1), met verplichte financiering via IKA indien voordeliger dan banken mits akkoord en mogelijkheid van IKA.
• Indexering tarieven
1. Nieuwe systematiek op basis van eSpot Monthly en vastgelegde COP’s.
    Aansluitbijdrage wordt niet geïndexeerd.
• Gecoördineerde concessieovereenkomst
1. Eén juridisch bindend document waarin leidraad en offerte worden geïntegreerd
• Gunningscriteria (Art. 19)
1. Herstructurering in subgunningscriteria met onderscheid tussen basisscenario,
   volloopscenario en tarief andere afnemers. Prijsevolutie wordt deels kwalitatief beoordeeld via casussen.
    Vastleggen van tarieven voor andere afnemers dienen via het stuurgroepmechanisme goedgekeurd te worden.
• Contractering bij mede-eigendom
1. Zowel via VME als via individuele gebruikers mogelijk. Verplichte aanbieding van beide opties door de concessiehouder.
• Faillissement concessiehouder
1. Invoering malussysteem (minder vergoeding bij vroeg faillissement) + driepartijenregeling met curator en bank.
2. Mogelijks risico dat ingecalculeerd kan worden door de concessiehouder door een doorrekening in het maandelijks vast recht
• Beperking instaprecht SPV
1. Instapperiode voor stad Geel verkort van 5 naar maximaal 2 jaar
• SLA en storingen (Art. 59)
1. Verfijnde responstijden en hersteltermijnen opgenomen in apart SLA-document.
• Boetes bij gebrekkige uitvoering (Art 35).
1. Bedragen variëren van 50 euro tot 500 euro per kalenderdag.
2. Deze forfaitaire bijzondere boete wordt in voorkomend geval volgestort in het Rollend (Warmte)fonds
3. Voor het Onderdeel Zwembad en het Onderdeel Cultureel Centrum zal bij overschrijding van de minimale respons-, interventie of hersteltijd de werkelijke kost van de schade/ gevolgen van onbeschikbaarheid aangerekend worden aan de Concessiehouder als bijzondere boete. De Concessiegever zal via de Stuurgroep een motivering van de reële aantoonbare schade bezorgen. 

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56, betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De Wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, B.S. 14.07.2016

Koninklijk besluit van 25 juni 2017 betreffende de plaatsing en de algemene uitvoeringsregels van de concessieovereenkomsten, B.S. 29.06.2017