2025_CBS_00466 - City of Things incentiveringsplatform - Sluiting overeenkomst voor het ontwikkelen van een softkey authenticatiemethode voor handelaars en het uitwerken van de use-case "Koop Lokaal"

Cipal dv heeft als aankoopcentrale een overheidsopdracht geplaatst via een openbare procedure getiteld “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20). Het betreft een raamovereenkomst met één leverancier en Cipal dv treedt hierbij op als aankoopcentrale in de zin van artikelen 2 6° a en 7° b en 47 van de wet van 17 juni 2016;

De gemeente die een beroep doet op een aankoopcentrale is krachtens artikel 47, § 2 van de wet van 17 juni 2017 vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren;

Bij beslissing van de raad van bestuur van Cipal dv van 23/12/2020 werd voornoemde opdracht gegund aan de maatschap Smartville, met maatschappelijke zetel te Steenweg Deinze 154, 9810 Nazareth.

Gezien op basis van het Decreet Lokaal Bestuur de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn bevoegd is om te beslissen voor de toetreding tot de aankoopcentrale en het college/vast bureau bevoegd is om de opdracht te sluiten. 

De gemeenteraad nam op 1 maart 2021 een beslissing voor toetreding tot de aankoopcentrale aangaande de “Raamovereenkomst voor de verwerving en exploitatie van een multifunctioneel cloud platform voor de ondersteuning van duurzaam beleid door positieve incentivering, effectieve ontrading en correcte handhaving” (Bestek CSMRTIOH20).

Stad Geel deed beroep op deze raamovereenkomst met maatschap Smartville voor de uitvoering van het project Bike2School en wenst het binnen voorgenoemd project uitgebouwde platform nu verder uit te breiden met nieuwe use cases in het kader van het project 'Regionaal plugable incentiveringsplatform' dat werd goedgekeurd onder de oproep City of Things 2021. Stad Geel deed in een eerste fase beroep op de raamovereenkomst met maatschap Smartville voor de afname van werkpakket 1: het onderzoeken en documenteren van de mogelijkheden van een regionaal, plugable incentiveringsplatform. In een volgende fase werd ook een werkpakket 2 afgenomen, bestaande uit 3 deelopdrachten: de functionele en technische analyse van de te ontwikkelen digitale portefeuille ('wallet') (WP 2.1), de grafische vormgeving van de te ontwikkelen digitale portefeuille (WP 2.2) en de bijbehorende overheadkosten (WP 2.3). In een derde fase werd werkpakket 3 afgenomen bestaande uit 3 deelopdrachten: grondige functionele en technische analyse van de digitale portefeuille (WP 3.1), het toegankelijk maken van de digitale portefeuille via de OPEN API (WP 3.2) en overheadkosten voor projectmanagement, administratie en overlegmomenten met de stuurgroep/VLOCA/OSLO/gebruikersgroep van dit project (WP 3.3). In een vierde fase werd werkpakket 4 afgenomen bestaande uit 2 deelopdrachten: een marktonderzoek rond "Het Kleine Helpen" (WP4.1) en de functionele en technische analyse van een "Het Kleine Helpen" applicatie die naadloos integreert met de digitale portefeuille (WP4.2).

Uit de inzichten van het onderzoeksrapport dat het resultaat is van het marktonderzoek (deskonderzoek en expertinterviews) binnen WP4.1 blijkt dat het momenteel niet opportuun is om verder in te zetten op de functionele en technische analyse van een "Het Kleine Helpen" app. De aangehaalde argumenten daarvoor zijn:

1. Onderzoeksresultaten wijzen op obstakels: De doelgroep en de sector waarbinnen het Kleine Helpen zich situeert richt zich in het bijzonder tot een publiek dat vaak minder digitaal vaardig is dan de gemiddelde Belg. Dit doelpubliek zit niet noodzakelijk te wachten op innovatie of een nieuwe app. Bovendien zijn deskundigen binnen het thema bezorgd over de inclusiviteit en de mate waarbij iemand zich zou kunnen buitengesloten voelen omwille van de digitale aanpak.
2. Belonen is nefast voor vrijblijvende burenhulp: Het Kleine Helpen is bij uitstek een informeel engagement dat meestal ontstaat vanuit een spontane dynamiek. Buren belonen of vergoeden voor hun hulp zou leiden tot te veel structuur. Dat engagement te sterk formaliseren, zou averechts werken.
3. Experimentele projecten vs. duurzaamheid: Veel projecten rond buurtzorg en burenhulp zijn experimenteel en zijn niet altijd succesvol. Binnen dit VLAIO traject moeten we durven kritisch zijn en moeten we use cases kiezen die duurzaam en schaalbaar zijn waarbij dagelijks reguliere taken een impact hebben op de omgeving.
4. Overaanbod buurtplatformen en matchmaking tools: Er bestaan tal van mooie vrijwilligersplatformen, buurtplatformen en matchmaking platformen die hulpvragen aan talenten koppelen, waardoor het van nul ontwikkelen van een applicatie met dezelfde mogelijkheden zou leiden tot dubbel werk en dus niet zo'n verstandige keuze is.
5. Collectief vs. individueel: Er is bij deskundigen binnen dit thema weinig animo rond het idee om de lokale handel te betrekken in het Kleine Helpen en om individueel verkregen beloonmunten te spenderen bij de lokale middenstand. De werkgroep geeft het advies om beloonmunten te investeren in collectieve voorzieningen, zoals parken, speeltuinen, verenigingen, buurtcentra en openbare evenementen. Dit zou meer slaagkansen hebben dan er individueel gewin uit te halen.
6. Smart City beurs Barcelona 2024: De use case van het Kleine Helpen werd tijdens de Smart City beurs in november 2024 in Barcelona gepitcht aan geïnteresseerde standbezoekers en voorbijgangers. Deze beurs is het grootste wereldwijde event rond innovatie in steden en gemeenten. Hier werden door Smartville 5 use cases voor het incentiveringsplatform gepresenteerd en toegelicht. Jammer genoeg viel de use case van het Kleine Helpen het minst in de smaak, waardoor het idee om hiervoor een app te ontwikkelen gebaseerd op een bedankmunt moet worden herzien.

Op basis van bovenstaande argumenten wenst het college van burgemeester en schepenen de koers binnen het City of Things project te wijzigen. Het college van burgemeester en schepenen wenst over te gaan tot annulatie van WP4.2 en wenst als alternatief via de raamovereenkomst volgende 2 werkpakketten af te nemen: 

• Werkpakket 5: Ontwikkeling van een ontwaardingstool voor handelaars en bijbehorende softkey authenticatiemethode, zodat (medewerkers) van handelaars vlotter kunnen inloggen en die het mogelijk maakt dat medewerkers enkel betalingen kunnen ontvangen en de laatste transacties zien.
• Werkpakket 6a: Marktonderzoek rond de use case "Koop Lokaal", waarbij onderzocht wordt hoe getrouwheid bij lokale handelaars via de digitale portefeuille vorm kan krijgen en waarbij burgers lokale projecten/doelen kunnen steunen (focus op het collectieve gewin en niet het individuele).

Doel van het City of Things project is te komen tot een proof of concept van een breed, generiek en schaalbaar incentiveringsplatform dat toelaat dat consumenten, handelaars, bedrijven  en overheden in een gecontroleerd, gesloten netwerk betalingen in lokale munten kunnen doen. Bij positieve resultaten kan Stad Geel na afloop van het project beslissen om als 'eerste klant' verdere stappen te zetten tot implementatie van het incentiveringsplatform.

Het lokaal valuta ecosysteem ontwikkeld in WP1 t.e.m. WP3 kreeg de naam Otzy. Burgers kunnen in de digitale portefeuille "Otzy" waarderingsmunten, stadsmunten, cadeaubonnen, ... terugvinden, ongeacht via welk beloningsprogramma of use case ze verkregen zijn. Met Otzy kan de stad zelf lokale munten in het leven roepen, waarbij de munten gebruikt kunnen worden om goed gedrag te incentiveren en de uitgaven van consumenten te sturen richting de lokale economie of inzamelacties voor goede doelen, lokale projecten of verenigingen.

Om de opstart van de digitale portefeuille zo laagdrempelig, vloeiend en betrouwbaar mogelijk te houden, wordt een gefaseerde opstart uitgewerkt waarbij in eerste instantie gefocust wordt op het gebruik van de digitale portefeuille door handelaars en consumenten. Hiertoe wordt in werkpakket 5 voorzien om alle handelaars op het incentiveringsplatform te consolideren en één ontwaardingstool voor handelaars ter beschikking te stellen om de wildgroei aan applicaties in te perken. Deze tool laat toe dat handelaars de codes van cadeaubonnen of digitale munten kunnen scannen of intikken om het geld te kunnen ontvangen op hun rekening.

Om het inloggen in de ontwaardingstool laagdrempelig te houden is er behoefte aan een alternatieve authenticatiemethode die het inloggen zo eenvoudig mogelijk maakt: de softkey. De softkey vormt een aanvulling op het huidige registratieproces, waarbij wordt ingelogd aan de hand van e-mail en wachtwoord. De softkey is een sleutel die door de winkelmanager snel kan gedeeld worden en waarvoor geen wachtwoord vereist is. Gebruikers die inloggen met een softkey, kunnen louter QR-codes of barcodes scannen en de laatste transacties zien. Hun rechten worden beperkt tot read-only functionaliteit in de applicatie. Met een softkey kunnen geen instellingen gewijzigd worden. De softkey is ideaal voor personeel dat enkel betalingen moet kunnen ontvangen. Denk bijvoorbeeld aan tijdelijke werkkrachten zoals flexi-jobbers.

Per vestiging van een handelszaak wordt een nieuwe, unieke softkey aangemaakt. De winkelmanager kan de softkey terugvinden bij de instellingen van de vestiging en daar downloaden of doormailen. De softkey wordt aangemaakt onder de vorm van een QR code die winkelmedewerkers kunnen scannen op hun smartphone of tablet. Het inloggen met een softkey zal naadloos aansluiten bij de autheticatiemethodes die nu ter beschikking zijn in Otzy.

Binnen werkpakket 5 worden volgende deliverables voorzien:

• Vereenvoudigde procedure voor het inloggen in de afwaarderingstool aan de hand van een softkey (bv. voor flexi-jobbers of winkelpersoneel)
• Afschermen van bepaalde inhoud of inperken van rechten voor de softkey gebruikers
• Delen en afprinten van een softkey in A5 formaat om bijvoorbeeld aan de kassa in de winkel te hangen

In de zoektocht naar use cases en beloningsprogramma’s die kunnen ingeplugd worden op Otzy zal de use case “Koop Lokaal” verder uitgediept worden. Met dit loyaliteitsprogramma worden herhaalde lokale aankopen gestimuleerd en wordt loyaliteit gekoppeld aan maatschappelijk gewin. 

Lokale handelaars investeren in de gemeenschap. Zij sponsoren de school of een vereniging in de buurt, zorgen voor een feestelijke aankleding van de straten in de kerstperiode en organiseren mee plaatselijke evenementen. Lokale ondernemers zorgen voor werkgelegenheid en betalen belastingen. Dat geld stroomt terug naar onze maatschappij. Door lokaal te kopen, investeert de consument dus ook in de plaatselijke gemeenschap. Een win-win. Maar hoe promoot je lokaal kopen? En welke incentives werken dan het best? Op deze vragen wordt een antwoord gezocht in werkpakket 6.

Werkpakket 6 zal opgedeeld worden in drie deelopdrachten. In deelopdracht 1 (WP6a) zal eerst onderzocht worden welke getrouwheidsinitiatieven er bestaan en hoe we loyaliteit kunnen koppelen aan een maatschappelijk thema in plaats van de zoveelste klassieke klantenkaart, het sparen voor een 10e, gratis aankoop of het verkrijgen van 10% korting bij een volle puntenkaart, …. Er wordt onderzocht hoe loyaliteit zou kunnen werken als consumenten bij de lokale handelaar collectief sparen voor een vereniging, voor een goed doel, voor een kwetsbare doelgroep, voor een voorziening zoals een park of een speeltuin, ... Soms is de bindende factor tussen een winkel en haar klanten niet per se financieel, maar delen ze bepaalde waarden.

Binnen deelopdracht 1 van werkpakket 6 worden volgende deliverables voorzien:

• Onderzoeksrapport als basis voor verdere rapportering aan VLAIO

• Overlegmomenten:

  • Voorbereiding van en aanwezigheid tijdens overlegmomenten met Stad Geel & IOK.
  • Voorbereiding van en aanwezigheid tijdens workshops met gebruikersgroepen.
  • Overlegmomenten kunnen zowel digitaal als fysiek in Geel doorgaan afhankelijk van de voorkeur van Stad Geel & IOK.
  • Prestaties worden nauwkeurig genoteerd in timesheets die worden toegevoegd aan de facturatie

Voor het ontwikkelen van de softkey worden 45 mandagen a rato van € 850 begroot. Dit komt overeen met een bedrag van € 38.250,00 excl. btw. Voor het onderzoek rond de use case "Koop Lokaal" worden 57 mandagen a rato van € 850 begroot. Dit komt overeen met een bedrag van € 48.450,00 excl. btw. Zie ook bijgevoegde offertes. Facturatie gebeurt bij oplevering van elke deelopdracht.

Bij een positieve evaluatie zullen binnen werkpakket 6, de use case "Koop Lokaal", in een latere fase nog 2 volgende deelopdrachten voorzien worden: de functionele en technische analyse van een loyaliteitsprogramma om lokale aankopen te stimuleren en waarbij loyaliteit gekoppeld wordt aan maatschappelijk gewin (WP6b) en het grafisch design en prototyping van de "Koop Lokaal" software (WP6c).

artikel 56 §3, 4° van het Decreet Lokaal Bestuur