We merken meer en meer dat het belangrijk is om, naast de financiële mogelijkheden, ook rekening te houden met de beschikbare personeelsinzet bij het opmaken van het meerjarenplan 2026-2031. We hebben ons oor te luisteren gelegd bij andere lokale besturen om te leren hoe zij dit aanpakken. We ondervinden echter dat er niet veel lokale besturen met dit thema bezig zijn en als ze er mee bezig zijn ze ook in de onderzoekende fase zitten zoals wijzelf.

Oefening rond personeelsinzet

• In kaart brengen van producten/diensten en personeelsinzet aan de hand van een sjabloon
• Aanpak
  • Team organisatieontwikkeling bezorgt een sjabloon aan de diensthoofden waarbij plaats is voor een opsomming van de producten en diensten die de dienst aanbiedt + raming van de bijhorende personeelsinzet. Team OO geeft een eerste aanzet voor de opsomming van producten en diensten (cfr website, afsprakenportaal, …)
  • Het diensthoofd vult het sjabloon verder aan met de producten en diensten en raamt de bijhorende personeelsinzet
    • in het sjabloon voorzien we 3 verschillende manier om de personeelsinzet te ramen. Het diensthoofd kan die manier gebruiken die het beste past bij zijn dienst/dienstverlening
      • raming op basis van normtijd product
      • raming op basis van frequentie
      • raming op basis van duurtijd
  • Nadien vergelijken we de geraamde personeelsinzet met het aantal beschikbare uren (aantal FTE’s)
  • Deze oefening geeft het diensthoofd inzicht in de organisatie van de dienst. Bij eventuele vragen naar aanpassing personeelsplan kan het diensthoofd deze vraag op een meer onderbouwde manier stellen. Het geeft ons ook inzicht in de eventuele vrije ruimte die er is op de dienst om nieuwe acties op te pakken in het MJP 2026-2031 en/of helpt ons om te bepalen welke dienstverlening er eventueel kan afgebouwd worden ten voordele van nieuwe dienstverlening in MJP 2026-2031.
• Als bijlage vind je een sjabloon dat hiervoor gebruikt kan worden. Bij wijze van voorbeeld zijn een aantal producten van verschillende diensten opgelijst.
• Op de diensthoofdenvergadering van 6/2 werd deze opdracht gegeven aan de diensthoofden. De deadline is 31/7/2025.

Sjabloon bij opmaak MJP 2026-2031

• In kaart brengen van personeelsinzet voor een nieuwe actie in het MJP 2026-2031
• Aanpak
  • Bij elke nieuwe actie die een medewerker wil toevoegen in het MJP vult hij een sjabloon in:
    • Welke diensten/medewerkers moeten de actie uitvoeren
    • In welke jaren van het MJP zal de actie uitgevoerd worden
    • Hoeveel tijd moet er voorzien worden om de actie uit te voeren
  • Met deze aanpak willen we sensibiliserend werken om tot een realistische planning en MJP te komen (we vragen dat elke medewerker op voorhand nadenkt of het realistisch is om de actie toe te voegen)