2025_CBS_00235 - Aanpassing personeelplannen 2025 - Beslissen: Goedkeuren

Aanleiding en context sector Burger en Welzijn

Sociale dienst:

Toenemende vragen en toenemende complexiteit van dossiers financiële hulpverlening ook verstrengde toepassing van de wetgeving op arbeidscontracten en tijdelijke tewerkstellingen i.k.v. vervangingen loopbaanvermindering maakt het noodzakelijk om de bestaande personeelsnoden en huidige equipe binnen de basisteams van de sociale dienst minimaal te bestendigen of op te schalen.

De Oekraïnecrisis is momenteel een blijvend iets. Heeft intussen tot een groei geleid van om en bij de 60 dossiers binnen de sociale dienst. Idealiter is er een dossierlast van 50 dossiers per MA. Tijdens het conclaaf werden reeds 2 extra VTE toegekend (waarvan 1 in te vullen vanaf september 2025). Dit maakt dat de dossierlast en werkdruk momenteel hoog blijft. Ook merken we in de sociale dienst complexe problematieken waardoor de zwaarte van de dossiers eveneens toeneemt. Sociale dienst vraagt om te blijven streven naar een dossierlast van 50VTE/MA om de wettelijke opdrachten kwalitatief te kunnen blijven garanderen.

Uit analyse van inkomsten/uitgaven/subsidiestromen blijkt dat elke MA 40 tot 50% betoelaagd is.

Sociale zorg:

Binnen de dienst sociale zorg is vervanging voorzien voor het team rond de aanvullende financiële steun (mantelzorgpremie, borgstellingen, verwarmingstoelage, pensioenaanvragen, ...). Om deze dienstverlening op een degelijke en kwalitatieve manier te kunnen verstrekken heeft de vervanger een klein jaar in opleiding geweest (intern en extern) om de nodige expertise op te bouwen. Een tweede collega, deskundige is ook langdurig afwezig (nog geen vervanging voor voorzien op dit moment). Maar de persoon met het vervangingscontract zal in november van dit jaar waardoor er geen nieuw tijdelijk contract kan aangeboden worden. Dit betekent dat quasi alle expertise in de loop van het jaar voor deze dienstverlening weg zal zijn.

In 2024 werd voor de dienst sociale zorg een proefproject uitgewerkt rond capaciteitsmeting waarbij enerzijds in kaart werd gebracht de huidige personeelsinzet en hoe deze dienstverlening kan evolueren in functie van de vergrijzing. Hieruit is duidelijk te zien dat voor het huidige niveau van dienstverlening er te weinig personeelsinzet is voorzien. Gezien de stijgende vergrijzing is het dan ook noodzakelijk om hiervoor voldoende personeelscapaciteit voor te voorzien. 

Huis van het Kind: 

In conclaaf 2022 werden  personele middelen toegekend voor een deskundige kindzorg en onderwijsregie, met als aandachtspunt regie BOA. Dat contract werd toegekend vanaf september 2023 contract bepaalde duur voor 2 jaar. Het loopt dus af half september 2025.  Momenteel zitten we in een transitieperiode voor de verdere uitrol van het BOA-decreet dat vanaf 2026 effectief start. Deze deskundige biedt een duidelijke meerwaarde voor de samenwerking tussen Bengelbende, sport, jeugd, Huis van het kind. Er zijn nog veel opportuniteiten om deze samenwerking verder te optimaliseren wat tijd en personeelsinzet vraagt om dit te verwezenlijken.

Voor de regierol BOA is er momenteel geen budget. Belangrijk om te weten is dat we momenteel voor de buitenschoolse kinderopvang ongeveer € 270.000 subsidies ontvangen. Vanaf 2026 gaat dat opgetrokken worden naar ongeveer € 470.000 (bedragen van 2021 en ondertussen al enkele keren geïndexeerd). Het opnemen van de regierol binnen BOA vraagt dus nu wel eigen middelen, maar kan vanaf 2026 mee gefinancierd worden uit de verhoging van de subsidies voor het nieuwe decreet BOA. 

In conclaaf 2022 werden  personele middelen toegekend voor een deskundige kindzorg en onderwijsregie, met als aandachtspunt regie kinderopvang, occasionele/flexibele opvang voor baby’s en peuters. Dat werd toegekend vanaf september 2023 contract bepaalde duur voor 2 jaar. Dat loopt dus af eind augustus 2025. 

De medewerker heeft de afgelopen periode zich ingezet voor de occasionele kinderopvang 0-3 jaar., m.n. op de samenwerking met de kinderopvangsector 0-3 jaar op ons grondgebied. Veel aandacht gaat naar het helpen van gezinnen in hun zoektocht naar kinderopvang van uit het loket kinderopvang. Hier merken we ook een zeer grote nood en tekorten aan kinderopvang 0-3 jaar in Geel. Het totaal aantal plaatsen kinderopvang is niet gestegen maar  het aantal plaatsen inkomensgerelateerd is wel toegenomen sedert de septemberverklaring. Daarnaast heeft de overheid in april beslist dat er voorrang moet zijn voor werkenden in de kinderopvang. Dit maakt dat de ondersteuning van de kwetsbare gezinnen nog meer nodig is in hun zoektocht naar kinderopvang. We zien kinderopvang als een belangrijke factor in het voorbereiden van deze kinderen op de school, via het leren van Nederlands, het leren van basisvaardigheden die nodig zijn om een goede schoolstart te kunnen maken. Voor de ouders is kinderopvang belangrijk in het activeringsproces. 

Momenteel wordt onderzocht welke drempels ervaren worden en  drempels en coördineert onze medewerker het overleg met stakeholders zoals Ligo, CVO, sociaal huis, VDAB, Ferm enz … om de toegankelijkheid van de kinderopvang proberen te faciliteren. Daarnaast kunnen we als lokaal bestuur projecten opzetten die voor deze (kwetsbare) gezinnen en vooral voor hun kinderen dezelfde meerwaarde kunnen creëren als een verblijf in de opvang. (Hiervoor werken we momenteel een project uit met Ligo, CVO in de marge van Moeder-Taal en hebben we ook projectmiddelen van de Nationale Loterij). 

We merken ook dat deze functie een belangrijk aanspreekpunt is voor de kinderopvangsector. Er staat nog veel te gebeuren, binnen het toekomstplan van de kinderopvangsector wordt deze sector naar voor geschoven als een belangrijke basisvoorziening voor de gezinnen, waarbij er een doorgedreven samenwerking met het Huis van het Kind wenselijk is. We ontvangen nu wel subsidies voor het loket kinderopvang, maar gans dat bedrag gaat op aan het digitaal platform Opvang.Vlaanderen. 

Burgerzaken:

Op de dienst burgerzaken geeft 1 diensthoofd leiding aan 17 personen. Er is nood aan een extra staf functie om het diensthoofd bij deze taak te ondersteunen.

De dienst burgerzaken is de afgelopen jaren gegroeid door de evolutie aan taakbelasting. Op de dienst burgerzaken geeft 1 diensthoofd momenteel leiding aan 17 personen. Dat is een lage bezetting in aansturing t.o.v. wat gangbaar is binnen de organisatie. Er is nood aan een duidelijk profiel om het diensthoofd daarbij te ondersteunen, een stafmedewerker die het diensthoofd ondersteunt in o.a. aansturings- , coördinatie- of beleidsvoorbereidende taken.

De dienst burgerzaken is een dienst waar alle dienstverlening moet gegarandeerd worden en planningen continu aangepast moeten worden aan de realiteit/vraag, de dienstverlening continu aangepast moeten worden/zijn aan snel wijzigende of nieuwe toepasselijke wetgeving, continu deadlines gehaald moeten worden, …. 

Naast people management (Cofee gesprekken, aansturen en coachen van medewerkers, personeelsbezetting, ….) is er een grote verantwoordelijkheid bij het diensthoofd naar organisatie van de dienstverlening en coördinatie/controle/opvolging van alle deelteams, projecten en tevens ondersteuning bij juridisch complexe dossiers, bij het uitvoeren van de taken van de deskundigen etc.

Er is , naast het diensthoofd, nog een medewerker met loonschaal op A niveau op de dienst burgerzaken om de functie van stafmedewerker op zich te nemen. Deze stafmedewerker zal ook ingeschakeld worden voor het behartigen van complexe juridische dossiers. We vragen een aanpassing van het meerjarenplan waarbij 1 functie op schaal B1-B3 geherwaardeerd wordt naar een functie met een loonschaal op A niveau. We zoeken daarvoor een profiel met een juridische achtergrond. 

Vast contract voor langdurige vervangingen: 

Er zijn momenteel voor een totaal aan 1,7 VTE aan vervangingscontracten op de dienst burgerzaken. 0,8 VTE daarvan wordt door een medewerker sinds 15/02/2023. Deze medewerker is  bijna volledig opgeleid voor het loket burgerzaken en de BO begraafplaatsen, en nog in opleiding voor de BO rijksregister. Indien we deze medewerker nu terug moeten laten gaan betekent dit dat er terug eerst moet geïnvesteerd worden in het opleiden van een nieuwe medewerker. In het verleden is er al een groot verloop geweest van tijdelijke krachten die niet aan de slag gebleven zijn waardoor de dienstverlening continu onder druk staat. 

Aanleiding en context sector grondgebiedszaken

Contactcenter GGZ: 

Contactcenter GGZ verwerkt bijna 4.000 meldingen per jaar ; dat zijn er dubbel zo veel in vergelijking met 5 jaar geleden. 

Er is sinds die periode geen structurele verhoging van de capaciteit. De dienst hinkt aan tegen achterstand en haar limieten.

Er wordt gevraagd om voorlopig in eerste uitbreiding te voorzien van 0,1 VTE.

Dienst uitvoering/openbaar domein

Bij conclaaf werd een besparing doorgevoerd door het niet vervangen van medewerker die met pensioen gaat.

De dienst kampt structureel met achterstand in opdrachten. Vorige week zag waren er 140 openstaande werkopdrachten voor deze ploeg.

 Gevraagd om de vervanging alsnog door te voeren.

Aanleiding en context sector Vrije tijd

Het huidige personeelsplan voor het archief ziet er als volgt uit:

Het diensthoofd archief is ondertussen diensthoofd archief waardoor ook het Gasthuismuseum onder haar dienst valt, voor deze equippe is de conservator van het Gasthuismuseum de rechtstreeks leidinggevenden. 

De deskundigheid in het archiefbeheer van analoog archief (archief op papier) zit momenteel enkel  het diensthoofd erfgoed/archivaris. Door het grote takenpakket van het diensthoofd blijft er vaak weinig tijd over voor de uitvoering van de basistaken van archiefbeheer: inventarisatie, selectie en vernietiging, vragen burgers enz. Sommige uitvoerende taken kunnen gebeuren door de administratieve medewerkers, maar bijvoorbeeld selectie tot vernietiging vereist een grondige inhoudelijke archiefkennis, die de administratieve medewerkers niet hebben. 

Bovendien wordt er van het archief sinds de inkanteling van het OCMW ook verwacht dat zij voor die diensten het archiefbeheer opnemen. Hier zijn ze nog niet structureel aan kunnen beginnen, omdat ze daar helemaal terug van nul moeten beginnen, met het sensibiliseren en opleiden van de diensten, het aanduiden van een archiefbeheerder per dienst, het opmaken van vernietigingslijsten enz. Archiefbeheer conform de regels is zowel voor stad als voor OCMW een decretaal verplichte taak. 

Het diensthoofd erfgoed is nu echter vaak de bottleneck waarop de administratieve medewerkers botsen om basistaken rond archiefbeheer uit te voeren, omdat er eerst archiefbeheerbeslissingen moeten worden genomen waarvan enkel de archivaris op dit moment de kennis voor heeft. Ook bij het wegvallen van de archivaris zorgt dit voor problemen voor het uitvoeren van deze decretale verplichting. Voorstel om de functiebeschrijving van de administratief medewerker die met pensioen gaat vanaf 1/5/25 om te vormen tot een deskundige archiefwerking.

In het najaar gaat een administratief assistent op pensioen en hiervoor is in het verleden reeds beslist dat bij pensionering deze vervangen wordt door een administratief medewerker. De andere administratief assistent moet nog langer werken en hiervan werd in het conclaaf 2023 beslist om deze in overtal te zetten gezien de specifieke problematiek.

Aanleiding en context sector Personeel en Organisatie

Binnen de sector personeel en organisatie dringen zich een aantal wijzigingen op om een robuust personeelsplan te hebben om de uitdagingen van de komende jaren te kunnen aanpakken. De wijzigingen zijn:

- binnen het team organisatieontwikkeling: 1 strategische beleidsadviseur die ook rol opneemt in het MAT en 1 beleidsadviseur organisatieontwikkeling wat resulteert in een besparing.

- binnen de dienst communicatie: een verschuiving van 0,3 VTE deskundige vormgeving naar deskundige communicatie en de opwaardering van de medewerker communicatie naar een deskundige communicatie. Binnen het team onthaal wijzigt er momenteel niets maar hier zal op termijn bij de pensionering van medewerkers wel nog bekeken worden in hoeverre hier kan voorzien worden in een afbouw van het aantal VTE. Momenteel is het aantal voorzien VTE van het onthaal 4,8 VTE (voor stad en OCMW).

- binnen de dienst ICT: wordt ook een opwaardering van de administratief medewerker naar junior IT gevraagd om de werking van de ICT-dienst verder te optimaliseren en de dienstverlening beter te garanderen.

In totaliteit over de sector betekent dit een besparing van  €12.848 door de aanpassing in het team organisatieontwikkeling en het stijging van de personeelskost met € 21.188,75 door de aanpassingen binnen de dienst communicatieontwikkeling. Wat netto neerkomt op een stijging van € 8.340,75.

Daarnaast ligt ook de vraag voor in samenwerking met patrimonium om een dedicated junior IT IoT aan te werven voor een betere opvolging van de nieuwbouw en renovatieprojecten van patrimonium. De nieuwe technieken die gebruikt worden vragen om een connectie op het netwerk die permanent op te volgen is.

Argumentatie sector Burger en Welzijn

De gevraagde functies en bestendigingen zijn nodig om de wettelijke dienstverlening te kunnen blijven garanderen enerzijds (burgerzaken en sociale dienst). Momenteel is dit een zeer kwetsbaar gegeven door de krappe (onder)bezetting. Binnen huis van het kind vraagt men om de bestaande personeelsbezetting te continueren om de uitdagingen op vlak van BOA en kinderopvang het hoofd te kunnen bieden en de reeds opgebouwde expertise binnen de organisatie te houden. 

De continuïteit van de dienstverlening zit sterk onder druk bij de dienst sociale zorg. De dienstverlening moet ingeperkt worden als er geen structurele personeelsinzet kan voorzien worden.

Argumentatie sector Grondgebiedszaken 

De gevraagde functies zijn nodig om de dienstverlening te kunnen garanderen.

Argumentatie sector Vrije tijd

Een medewerker die inhoudelijk beter op de hoogte is van archiefbeheer, kan zorgen  voor een meer continue uitvoering van de archiefbeheerstaken.Het omvormen van één voltijds administratief medewerker naar een deskundige archief biedt een oplossing zodat de archivaris de nodige inhoudelijke ondersteuning krijgt voor het uitvoeren van de archiefbeheerstaken. Daarnaast kunnen ook meer inhoudelijke vragen van burgers doorgeschoven worden naar de deskundige. 

De functiebeschrijving werd opgesteld in overleg met organisatieontwikkeling. Indien na weging blijkt dat de deskundige in een andere klasse terecht komt, zal dit financieel een meerkost zijn. 

Argumentatie sector Personeel en Organisatie

De wijzigingen zijn:

binnen het team organisatieontwikkeling:

In het kader van de implementatie van het functies was oorspronkelijk voorzien  2 beleidsadviseurs in klasse 6. Achteraf is gebleken dat er toch een onderscheid kan gemaakt worden tussen deze 2 functies aangezien slechts 1 beleidsadviseur ook een rol opneemt in het MAT en daardoor een grotere verantwoordelijkheid opneemt. De functie werd herwogen door Berenschot met dit onderscheid wat resulteerde in een lagere klasse.

binnen de dienst communicatie:

Het huidige personeelsplan ziet er als volgt uit:

Het nieuwe personeelsplan ziet er als volgt uit:

Er zijn minimum vier deskundigen communicatie (koppen) nodig om de interne en externe communicatie van het lokaal bestuur op een professionele manier aan te pakken en het strategisch interne en extern communicatieplan van de stad Geel uit te voeren.  

Dienst communicatie werkt sinds enkele jaren met aanspreekpunten voor de verschillende sectoren binnen de stad Geel. De deskundigen communicatie nemen een adviesrol op en volgen de communicatie binnen hun sector pro-actief op. Zowel de diensten als de dienst communicatie zijn tevreden over deze manier van werken.  

Uit de welzijnsbevraging blijkt dat interne communicatie niet hoog scoort bij de medewerkers. Dit heeft een impact op de (on)tevredenheid van medewerkers. Als we hier als organisatie onze schouders willen onder zetten, is op dit vlak extra personeelsinzet nodig. Momenteel combineert 1 deskundige communicatie het takenpakket interne communicatie en het aanspreekpunt voor de sector burger en welzijn. In de praktijk neemt de sector burger en welzijn de meeste tijd in beslag. Interne communicatie gebeurt momenteel voornamelijk ad hoc en op vraag van de diensten, terwijl er een meer pro-actieve en strategische aanpak nodig is op vlak van interne communicatie.  

Sinds het afbouwplan van de drukkerij werkt de stad met 2 deeltijds deskundige vormgeving (2x 19u). 11,4u van de voorziene uren worden ingevuld aan het onthaal. Op 1 mei 2025 gaat Lut met pensioen, graag willen we dit dan aanpassen in het personeelsplan en de uren inzetten voor een deskundige communicatie.

De gevraagde aanpassingen zorgen ervoor dat we de beschikbare personeelsmiddelen op de meest efficiënte manier inzetten.  

Door deze aanpassingen kunnen we ook voor meer stabiliteit en continuïteit zorgen binnen de werking van de dienst communicatie. De afgelopen 7 jaren werd er via vervangingscontracten gewerkt. Dit heeft echter geleid tot veel verloop en daarom willen we nu een definitieve invulling.  Indien we toch met de vervangingscontracten blijven werken verliezen we goede medewerkers en moeten we telkens terug investeren in opleiding. Daarnaast kan dit ook leiden door een meer efficiënte werking voor de dienst aangezien de administratief medewerker nu instaat voor de ondersteuning van de deskundigen. De praktijk heeft bewezen dat de administratief medewerker vaak verantwoordelijkheden en taken toegewezen krijgt die in principe niet tot het takenpakket van een administratief medewerker behoren, maar van een deskundige. Dit wordt steeds meer structureel om de goede werking van de dienst te garanderen, maar is eigenlijk niet correct (cfr. principes om over te gaan naar een nieuw functiehuis).

binnen de dienst ICT:

Het huidige personeelsplan ziet er als volgt uit:

Het nieuwe personeelsplan ziet er als volgt uit:

Hier wordt ook een opwaardering van de administratief medewerker naar junior IT gevraagd om de werking van de ICT-dienst verder te optimaliseren en de dienstverlening beter te garanderen.

In totaliteit over de sector betekent dit een besparing van  €12.848 door de aanpassing in het team organisatieontwikkeling en het stijging van de personeelskost met € 21.188,75 door de aanpassingen binnen de dienst communicatie en ICT. Wat netto neerkomt op een stijging van € 8.340,75.

Daarnaast ligt ook de vraag voor in samenwerking met patrimonium om een dedicated junior IT IoT aan te werven voor een betere opvolging van de nieuwbouw en renovatieprojecten van patrimonium. De nieuwe technieken die gebruikt worden vragen om een connectie op het netwerk die permanent op te volgen is. Deze vraag is echter minder urgent aangezien we ondertussen nog optimalisatiemogelijkheden zien binnen de dienst ICT.