In het kader van het Europees Interreg programma 'MaaSolutions' dient een bevraging afgenomen te worden bij de Gelenaars omtrent mobility-as-a-sevice. Hiervoor werd Profacts aangesteld. Om tot een representatieve bevraging te komen dienen minstens 500 inwoners deze bevraging volledig invullen. Hiervoor zullen 5.000 brieven verzonden worden door Profacts met een unieke link tot de bevraging. Om deze adressen te bekomen dient het bevolkingsregister geraadpleegd te worden.
Volgende gegevens uit het bevolkingsregister dienen opgevraagd te worden voor inwoners vanaf 18 jaar: naam, voornaam, adres, deeldorp, geboortedatum en geslacht.
De trekking gebeurt door de gemeente zelf, meer bepaald door Team Organisatieontwikkeling. Het volledige bevolkingsregister wordt dus niet overgemaakt aan Profacts. Zij zullen enkel kunnen beschikken over de gegevens van de 5.000 geselecteerde Gelenaars om een brief te kunnen versturen en te kunnen opvolgen of de bevraging door een representatieve steekproef wordt ingevuld.
Indien blijkt dat er een lage responsgraad is en er onvoldoende volledig ingevulde surveys (bij een bepaalde doelgroep) zijn, kan een bijkomende steekproef getrokken worden door team organisatieontwikkeling. De verdeling van deze extra brieven zal door de gemeente georganiseerd worden.
Om de gegevens over te maken van de aan te schrijven Gelenaars zet Profacts een beveiligde omgeving op waarbinnen deze gegevens op een beveiligde manier gedeeld kunnen worden.
De persoonsgegevens die Profacts in het kader van deze opdracht zal verwerken, worden steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt. Profacts heeft hiervoor een strikt informatieveiligheidsbeleid uitgewerkt waarvoor ze ook het ISO-27K certificaat behaalden. Om de gegevens op een veilige manier te verwerken zullen de gegevens afkomstig van de respondenten in een beveiligd Azure-cloudplatform bewaard worden en worden de verzamelde gegevens anoniem verwerkt. Het bestand met de coördinaten van de meewerkende personen wordt vernietigd na de controle van de gegevens. Dit gebeurt in een periode dat concreet afgestemd wordt met de opdrachtgever en verloopt tevens op een gecontroleerde en beveiligde manier. Data zal enkel opgeslagen worden voor de termijn die nodig is om het onderzoek af te werken.
Alle communicatie- en gegevensuitwisseling gebeurt via een beveiligd platform. De overdracht van bestanden tussen beide partijen zal enkel verlopen via kanalen die via SSL-sleutels vergrendeld worden. De periode daarvoor zal ondubbelzinnig worden afgesproken met de klant. Profacts heeft ook een in-house Data Protection Officer die instaat voor het waarborgen van de GDPR-wetgeving. Bij de aanvang van de opdracht zal Profacts de gegevensverwerkersovereenkomst van de stad Geel, opgenomen in de bijlage, ondertekenen.
Het college van burgemeester en schepen keurt het opvragen van volgende gegevens uit het bevolkingsregister voor het organiseren van de bevraging in het kader van het het project 'MaaSolutions' goed: voor alle natuurlijke personen vanaf 18 jaar worden volgende gegevens ter beschikking gesteld door de dienst burgerzaken: voornaam, naam, adres, geboortejaar, geslacht en deeldorp. De trekking van de steekproef uit de groep van alle natuurlijke personen vanaf 18 jaar zal gebeuren door team Organisatieontwikkeling.
Het college van burgemeester en schepen keurt het delen van de geselecteerde gegevens van de getrokken 5.000 Gelenaars in het kader van de bevraging voor het project 'MaaSolutions' goed: voor alle 5.000 getrokken Gelenaars worden volgende gegevens aan Profacts overgemaakt: voornaam, naam, adres, geboortejaar, geslacht en deeldorp. Hierbij geldt de verwerkersovereenkomst tussen Profacts en de Stad Geel.