Sinds 1 januari 2024 biedt OCMW Geel de mogelijkheid aan het personeel om een fiets te leasen. Het vast bureau keurde destijds de toetreding tot de groepsaankoop 'raamovereenkomst voor het (individueel) leasen van fietsen ten behoeve van het personeel' goed.
Omdat de mogelijkheid tot fietslease vanaf nu ook mogelijk is voor onderwijzend personeel, lanceerde IOK een nieuwe opdracht. Ondertussen werd deze opdracht ook gegund aan een nieuwe leverancier. Door deze nieuwe opdracht is het vorige contract via IOK (met O2O) afgelopen en is een nieuwe toetreding tot de groepsaankoop nodig.
De gemeente en het OCMW zijn lid van de Intergemeentelijke Aankoopdienst van IOK.
IOK heeft een groepsaankoop aangaande “raamovereenkomst voor het (individueel) leasen ten behoeve van het personeel” gevoerd.
Deze opdracht heeft als voorwerp het sluiten van een raamovereenkomst, met één opdrachtnemer voor het (individueel) leasen van fietsen ten behoeve van het personeel voor een periode van maximaal 48 maanden, bij de besturen die lid zijn van de intergemeentelijke aankoopdienst van IOK en deelnemen aan deze groepsaankoop (zie bijlage C). Enkel geïnteresseerde besturen kunnen toetreden tot de gegunde groepsaankoop.
De voorziene startdatum is 14 juli 2025.
De dienstverlenende vereniging IOK treedt voor de leden van IAD op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6°a) en 7°b) van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten. Een aanbestedende overheid die een beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren, conform artikel 47 § 2 van bovenvermelde wet.
Op 13 juni 2025 heeft de raad van bestuur van IOK de opdracht met betrekking tot de groepsaankoop “raamovereenkomst voor het (individueel) leasen van fietsen ten behoeve van het personeel” gegund aan en bij mededeling van 8 juli 2025 gesloten met Cyclis Bike Lease NV, Kuringersteenweg 186 te 3500 Hasselt.
Op 9 juni 2025 heeft IOK de sluitingsbrief aangetekend verzonden. De opdracht is dus gesloten en definitief.
Het OCMW begroot het bedrag voor de afname op basis van de raamovereenkomst op 226 224,00 euro (2 827,80 euro x 80 medewerkers) exclusief BTW (voor stad en OCMW samen).
OCMW Geel wordt nu gevraagd om toe te treden tot de gegunde en gesloten groepsaankoop van aankoopcentrale IOK.
Op basis van het Decreet Lokaal Bestuur zijn respectievelijk de gemeenteraad / de raad voor maatschappelijk welzijn voor deze opdracht bevoegd is om te beslissen voor de toetreding tot de aankoopcentrale.
Artikel 56 §3 4° van het decreet lokaal bestuur: het vast bureau is bevoegd voor het voeren van de plaatsingsprocedure, de gunning en de uitvoering van overheidsopdrachten
De raad van maatschappelijk welzijn keurt goed om toe te treden tot de aankoopcentrale van IOK aangaande de groepsaankoop “raamovereenkomst voor het (individueel) leasen van fietsen ten behoeve van het personeel” voor een bedrag van 226 224,00 euro exclusief BTW (stad en OCMW samen).
Het is decretaal verplicht voor een lokaal bestuur om aan interne kwaliteitscontrole te doen. Ook dient de algemeen directeur hierover jaarlijks te rapporteren aan de raden. Hij gebruikte hiervoor tot op heden de resultaten van acties in het MJP die van het label ‘organisatiebeheersing’ zijn voorzien.
Op 4 maart 2019 werd door de Gemeenteraad en de Raad voor Maatschappelijk Welzijn het organisatiebeheerssysteem goedgekeurd. Als basis hiervoor werd de Leidraad Organisatiebeheersing van Audit Vlaanderen gekozen. Dit is een publicatie van de Vlaamse Overheid uit 2014 waarin de belangrijkste risico’s opgenoemd worden waaraan een bestuur wordt blootgesteld. Het is tevens de lijst waarop Audit Vlaanderen zich baseert wanneer het Audit doet. Om als lokaal bestuur een overzicht te behouden over de stand van zaken binnen de diverse deelgebieden en dus de eigen mate van beheersing, is het aangewezen aan periodieke zelfevaluatie te doen. In 2018-2019 keurde het MAT hierrond een visie goed, gebaseerd op de Leidraad Organisatiebeheersing, maar de uitvoering ervan is anno 2025 nog geen structureel geïmplementeerde activiteit.
In 2018-2019 keurde het MAT de visie rond organisatiebeheersing goed en duidde het verantwoordelijken aan (major/minor) voor de tien verschillende hoofdstukken van de leidraad organisatiebeheersing. Ondertussen is de samenstelling van het MAT dermate gewijzigd dat een herziening van het bestaande kader noodzakelijk werd. In 2025 werd de methode opnieuw geëvalueerd en werd een aangepast voorstel van aanpak geformuleerd. Het goedgekeurde document uit 2018 diende hierbij als basis en werd geactualiseerd. Deze aangepaste aanpak werd goedgekeurd door het MAT op 26/6/2025 en door het college van burgemeester en schepenen op 14/7/2025.
Bij het herziene kader is de leidraad voor organisatiebeheersing nog steeds het referentiekader, maar wordt de zelfevaluatie versterkt door enkele ondersteunende COSO-principes (i.e. een raamwerk dat vijf componenten beschrijft voor effectief intern toezicht (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): controleomgeving, risicobeoordeling, controleactiviteiten, informatie en communicatie, en monitoringactiviteiten). Dit uit zich in een meer praktisch georiënteerd model waarin de verantwoordelijkheden en taken meer verdeeld zijn en worden uitgevoerd onder leiding van het MAT en een projectgroep. Zij werken samen aan de (door het MAT bepaalde) focuspunten per topic en rapporteren hier jaarlijks over aan het bestuur.
Deze methode helpt daarbij ook om het belang van organisatiebeheersing en de uitvoering ervan, voelbaar te maken onder alle medewerkers en niet enkel bij de meerjarenplanverantwoordelijken en de overlegorganen.
1. De projectgroep
Het MAT stelt een team samen van ‘experten in het vak’ binnen de tien deeldomeinen die de leidraad definieert:
Onder expert wordt begrepen: 'iemand die door zijn of haar functie een duidelijk inzicht heeft in de werking van het deeldomein en kan bijdragen aan het verbeteren of ontwikkelen van diens beheersmaatregelen.' vb. diensthoofd/beleidsadviseur financiën voor 8. 'Financieel management' (FIM). Indien er wissels zijn in het personeelsbestand, kan de deelname aan de projectgroep worden overgedragen op basis van functietitel.
De leden van het MAT bepalen, in samenwerking met de expert uit de projectgroep, op welk(e) risico('s) en bijbehorende beheersingsmaatregel(s) de focus in de komende periode (vb. komende jaar, periode te bepalen) wordt gelegd. De sectormanager Personeel & Organisatie is de coördinator van de projectgroep en de directe link tussen projectgroep en MAT.
3. Zelfevaluatie
3.1 Risicobeoordeling
Om te bepalen welke risico’s groot en urgent zijn, en welke beheersmaatregelen nog aan bod kunnen komen, wordt een matrix bepaald op basis van ‘kans’ en ‘impact’. Hoe hoger de totale score, hoe belangrijk het is dat het risico wordt beheerst.
Om organisatiebreed met dezelfde maten en gewichten te werken, wordt de risicoanalyse afgestemd op die van het Business Continuity Management System (BCMS) waar tevens met een schaal van kans en impact wordt gewerkt. De waardebepalingen die binnen het BCMS zullen worden vastgelegd voor het lokaal bestuur Geel, zullen ook worden gehanteerd bij de zelfevaluatie organisatiebeheersing. (vb. wat wordt er begrepen onder 'hoge impact' of 'reële kans'?)
3.2 Maturiteitsscore
Vervolgens kijkt het MAT naar het maturiteitsniveau van de beheersing: is er een maatregel voorhanden? Is deze door iedereen gekend? Wordt hij ingezet waar nodig?
| 0 | Onbestaand |
| 1 | Gebeurt eerder adhoc, toevallig, mondeling afgesproken maar niet genoteerd |
| 2 | Gestructureerde aanzet, nog in ontwikkeling |
| 3 | Gedefinieerd, gestandaardiseerd, gedocumenteerd. Nog niet geëvalueerd |
| 4 | 3 + periodieke evaluatie |
| 5 | 4 + voortdurende optimalisatie na interne evaluatie |
In een geoptimaliseerde setting hebben de meest belangrijke risico's een hoge maturiteitsscore.
3.3 Het 'restrisico'
Na het benoemen van de beheersbare risico's, bekijkt het MAT de risico's die niet met maatregelen kunnen worden weggenomen. Het MAT beslist hierbij welke actie moet worden ondernomen voor welk type risico (vb. afsluiten van een verzekering) en denkt na over een tolerantiegrens.
4. Projectwerking
Vervolgens wordt er per focuspunt een werkgroep opgericht, onder leiding van de expert uit de projectgroep en gecoördineerd door de sectormanager Personeel & Organisatie. Zij betrekken op eigen initiatief andere medewerkers die door persoonlijke expertise het maturiteitsniveau van het risico kunnen helpen verhogen.
Over de voortgang van de verbeterprocessen wordt gerapporteerd op de overlegmomenten van de overkoepelende projectgroep en periodiek op het MAT. (tweejaarlijks)
5. Periodiciteit + jaarlijks rapport
Eens het proces van zelfevaluatie één keer volledig doorlopen is, dient het periodiek herhaald te worden door het MAT. (vb. tweejaarlijks, elke legislatuur,... periode nog te bepalen) Op dat moment wordt de evolutie (pos/neg) bekeken van de mate van beheersing + kunnen nieuwe klemtonen worden bepaald.
De projectgroep komt daarbuiten nog tussentijds samen om de voortgang van de projecten te bespreken. (vb. elk kwartaal, bij elke grote mijlpaal, ... ) Zij bezorgen elk jaar voor 30 juni een overzichtslijst met de ondernomen acties aan de algemeen directeur, die dit decretaal verplicht dient te rapporteren.
6. Meerjarenplan
Het proces van organisatiebeheersing en deze nieuwe methode van zelfevaluatie staan in rechtstreeks verband met het meerjarenplan door de opname van één actie rond organisatiebeheersing. Hieronder kunnen MJP worden toegevoegd per focuspunt waaraan gewerkt wordt.
Het Decreet lokaal bestuur van 2017, art. 217-220
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het aangepast kader voor organisatiebeheersingssysteem goed waarbij de leidraad voor organisatiebeheersing nog steeds als referentiekader wordt gebruikt en versterkt wordt door enkele ondersteunende COSO-principes. De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de samenstelling van een projectgroep organisatiebeheersing, waarbij experten in elk deelgebied zijn aangeduid als trekker. Elke expert behandelt daarbij projectmatig de focuspunten (bepaald door het MAT) waarin een sterkere mate van organisatiebeheersing beoogd wordt. De projectgroep staat onder leiding van de sectormanager personeel & organisatie en rapporteert periodiek aan het MAT.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de wijze van risicobeoordeling op basis van de matrix van kans en impact, die wordt gekoppeld aan de BCMS-classificaties, goed.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt de implementatie van de methode van organisatiebeheersing goed door zowel:
- het screenen van de reeds opgenomen acties in het MJP 2026-2031 en te voorzien van een vinkje 'organisatiebeheersing' waar van toepassing
- het toevoegen van één algemene actie over de methode van organisatiebeheersing en bedrijfszekerheid en cybersecurity. Acties die voortvloeien uit de projectwerking, kunnen eventueel nadien extra opgenomen worden.
In zijn jaarrapportering informeert de financieel directeur het bestuur over de vervulling van decretaal bepaalde opdrachten. Het jaarrapport 2024 bevat informatie over de evolutie van de budgetten, het debiteurenbeheer, het crediteurenbeheer, de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose en het voorafgaandelijk visum.
De financieel directeur staat in volle onafhankelijkheid in voor:
1° de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente en van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden, vermeld in artikel 266 en 267 van het decreet lokaal bestuur;
2° het debiteurenbeheer, in het bijzonder de invordering van de fiscale en niet-fiscale ontvangsten en het verlenen van kwijting. Dat debiteurenbeheer kan plaatsvinden rekening houdend met onder meer de doelstelling van bestrijding en voorkoming van armoede en overeenkomstig het lokaal beleid.
De financieel directeur rapporteert in volle onafhankelijkheid over de volgende aangelegenheden aan de gemeenteraad, aan de raad voor maatschappelijk welzijn, aan het college van burgemeester en schepenen, en aan het vast bureau:
1° de vervulling van de opdrachten, vermeld in dit artikel;
2° de thesaurietoestand, de liquiditeitsprognose, de beheerscontrole en de evolutie van de budgetten;
3° de financiële risico's.
De financieel directeur stelt tegelijkertijd een afschrift van de rapportering aan de algemeen directeur ter beschikking.
De jaarrapportering 2024 bevat volgende onderdelen:
Het rapport wordt ter kennisneming aan het vast bureau en de raad voor maatschappelijk welzijn voorgelegd.
Artikel 177 van het decreet lokaal bestuur
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrapportering 2024 door de financieel directeur.
De voorliggende jaarrekening 2024 van Het Eepos is vastgesteld volgens de boekhoudregels zoals die in de Beleids- en Beheerscyclus (BBC) beschreven staan (cfr. M.B. 25.06.2010 en aanpassingen 23.11.2012) en werd goedgekeurd door de algemene vergadering van Het Eepos op 4 juni 2025.
Een uittreksel uit de notulen van de algemene vergadering van Het Eepos van 4 juni 2025 is, net zoals de jaarrekening, als bijlage toegevoegd aan dit besluit.
De raad voor maatschappelijk welzijn wordt gevraagd kennis te nemen van de jaarrekening over het boekjaar 2024 van Het Eepos.
De voorliggende jaarrekening 2024 bevat onder meer:
1. Beleidsevaluatie
2. Financiële nota
3. Toelichting
Art. 193 BBC-decreet:
"... De toelichting bij het meerjarenplan, het budget en de jaarrekening van de OCMW-vereniging wordt samen met het desbetreffende beleidsrapport en een kopie van het desbetreffende besluit van de raad van beheer tegelijkertijd verzonden naar de raad of raden voor maatschappelijk welzijn en naar de toezichthoudende overheid."
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de jaarrekening over het boekjaar 2024 van Het Eepos.
Ingevolge de inwerkingtreding van boek 6 nieuw burgerlijk wetboek (hierna: NBW) op 1 januari 2025 werden bepaalde regels i.v.m. buitencontractuele aansprakelijkheid gewijzigd.
Artikel 6.3 §2 NBW schaft de quasi-immuniteit van de hulppersonen af. Voor de inwerkingtreding van boek 6 NBW kon in een contract tussen twee partijen de hulppersoon van één van de partijen niet rechtstreeks worden aangesproken door de andere partij wegens contractbreuk, tenzij deze contractbreuk een misdrijf inhield. Door de inwerkingtreding van boek 6 NBW is het vanaf 1 januari 2025 wel mogelijk voor de contractspartij van het OCMW Geel om diens hulppersonen rechtstreeks buitencontractueel aan te spreken wanneer zij een contractuele fout maken in de uitvoering van het contract. Er wordt wettelijk bepaald dat kan worden afgeweken van dit principe.
Het is niet de wens van het OCMW Geel dat diens hulppersonen rechtstreeks buitencontractueel aangesproken worden voor mogelijke contractuele fouten die zij begaan. De contractspartij dient zich uitsluitend te richten tot het OCMW Geel. Vervolgens zal het OCMW Geel, indien van toepassing, verhaal uitoefenen op de hulppersoon (bv. in geval van bedrog, zware fout of herhaalde lichte fout). Om deze bescherming aan de hulppersonen te kunnen bieden wordt in nieuwe overeenkomsten een clausule ingeschreven waarbij gesteld wordt dat de hulppersonen van het OCMW Geel niet rechtstreeks buitencontractueel aansprakelijk gesteld kunnen worden door de contractspartij van het OCMW Geel voor contractuele fouten die deze hulppersonen begaan in uitvoering van het contract.
De nieuwe aansprakelijkheidsregels zijn van toepassing op feiten die tot aansprakelijkheid kunnen leiden en zich hebben voorgedaan na 1 januari 2025. Er zijn geen overgangsbepalingen. Alle reeds lopende overeenkomsten zullen bijgevolg onder deze nieuwe regeling vallen zonder dat zij dergelijke clausule bevatten. Om te voorkomen dat de hulppersonen van het OCMW Geel daardoor niet volledig kunnen genieten van de bescherming die wel geldt voor overeenkomsten afgesloten na 1 januari 2025, wordt voorgesteld om deze bescherming te verlenen bij principebesluit
Boek 6 nieuw burgerlijk wetboek
De raad voor maatschappelijk welzijn beslist het volgende:
Alle hulppersonen die onder de rechtspositieregeling van het OCMW Geel vallen of die ten diensten staan van het OCMW Geel kunnen niet rechtstreeks buitencontractueel aansprakelijk gesteld worden voor contractuele fouten aan derden tijdens de uitvoering van overeenkomsten of dienstopdrachten die het OCMW Geel heeft afgesloten met deze derden.
Indien de hulppersonen van het OCMW Geel rechtstreeks buitencontractueel worden aangesproken voor contractuele fouten begaan tijdens de uitvoering van overeenkomsten die het OCMW Geel heeft afgesloten met derden, zal het OCMW Geel vrijwillig tussenkomen.
De geldende aansprakelijkheidsregels tussen het OCMW Geel en de hulppersonen blijven behouden. Bijgevolg behoudt het OCMW Geel haar verhaalsmogelijkheid t.a.v. de hulppersonen indien zij een zware fout, opzettelijke fout of vaak voorkomende lichte fout hebben begaan, evenals in geval van aantasting van de psychische of fysieke integriteit van de schadelijder.
Aanleiding en context van uw toelichting:
Het hoeft niet meegedeeld dat iedereen geschokt was na de moord op een OCMW-medewerker van de stad Gent door een cliënt.
Wij denken dan onmiddellijk aan onze eigen medewerkers. Er zijn zowel incidenten t.o.v. onze medewerkers bij de stadsdiensten, als bij het OCMW/ Sociaal Huis, maar deze laatste groep is toch nog meer kwetsbaar.
Hoe zorgen we dat onze medewerkers "veilig" kunnen werken ?
Uw toelichting:
Na lezing van het agressiebeleidsplan van de stad en OCMW komt de vraag : Hoe werkt dit plan ? Zowel preventief als na een incident ?
Welke specifieke maatregelen zijn er al genomen ? Hoeveel incidenten zijn er sinds eind 2023 nog vastgesteld, meegedeeld ? Welk is de aard van de incidenten ?
Hoe wordt de getroffen medewerker opgevangen ? Zijn er incidenten die tot arbeidsongeschiktheid hebben geleid ?
Hoe wordt de agressor benaderd ? Welke acties worden ondernomen ?
Welke maatregelen ter beveiliging worden genomen binnen het Sociaal Huis en welke preventieve maatregelen worden getroffen als medewerkers op huisbezoek gaan ?
Zijn er op regelmatige tijdstippen evaluaties van het protocol en worden het beleidsplan dan ook aangepast ?
Mondelinge vraag van Rosa Van Cleempoel over het verouderde, niet veilig werkend systeem van de alarmknoppen.