2020_CBS_03606 - Collectiebeheer Gasthuismuseum - Aansluiting Erfgoedinzicht - Goedkeuren

+

• bredere ontsluiting via portaalsite www.erfgoedinzicht.be. Waar nu enkel medewerkers opzoekingen kunnen doen, is Erfgoedinzicht voor iedereen toegankelijk. Je kiest als museum zelf welke gegevens je openbaar maakt. Voorwaarde is wel dat er van elk object een foto beschikbaar is.
• opleidingen door Vlaamse Overheid in plaats van door private partner (Axiell). De opleidingen van Axiell zijn tot 10x duurder dan de opleidingen voorzien door de Vlaamse Overheid. Bovendien is er een gebruikersgroep van Erfgoedinzicht waardoor je met collega-musea kan aftoetsen.
• inbedding in het museumveld van musea met kwaliteitslabel én automatische migratie en vertaling naar de Europese databank Europeana, waardoor je een groter bereik krijgt binnen het wetenschappelijke en kunsthistorische veld. Concreet: iemand die op 'Dimpna' opzoekt, zal bij het Gasthuismuseum terecht komen.
• kwaliteitscheck voor eigen data. Het moment om met een kritische blik naar eigen data te kijken die over de jaren heen zijn ingevoerd. Zijn de beschrijvingen up-to-date en zijn de correcte velden wel altijd ingevuld?
• web-based versie van Adlib waardoor je op elke PC kan werken ipv lokaal op PC’s waarop de applicatie staat. De kost van de webversie wordt gedragen door Vlaanderen. Je betaalt geen licentie meer, wel een gebruikersvergoeding van €100 per jaar.

-

• workload om nieuwe foto’s van de objecten te maken die publicatiewaardig zijn
• workload om data na te kijken.
• Het overzetten van de data gebeurt in stappen omdat het museum rechtstreeks wil inputten in de nieuwe versie aan de juiste kwaliteitsvereisten en met de correcte foto. Het museum start met de Sint-Dimpnacollectie van circa 500 objecten. Die zullen begin 2021 online staan. De licentiekost van €354,58 per jaar van de oude versie moet blijven verderlopen gedurende deze beleidsperiode, zoals ook gebudgetteerd werd want dit is nodig om de data te kunnen vergelijken tot alles is overgezet.

Het Gasthuismuseum registreert haar collectie in een collectieregistratiesysteem specifiek voor musea: Adlib. Het doet dat conform de internationale museumstandaarden. De collectie van het Gasthuismuseum bestaat uit ongeveer 10.000 objecten. Registratie betekent dat alle objecten genummerd zijn, dat ze een plaats hebben toegekend gekregen en dat er een basistoelichting over het object is opgenomen in het registratiesysteem.

Adlib heeft geen ontsluitingsmodule, waardoor het registratiesysteem beperkt blijft tot de interne werking van het museum. Uiteraard genereert het veel output voor publieksactiviteiten zoals tentoonstellingen en publicaties, maar de eigenlijke opzoekingen gebeuren enkel door personeelsleden van dienst Erfgoed.

Vlaanderen biedt sinds kort een ontsluitingsmodule aan voor museumcollecties: Erfgoedinzicht. Achter het ontsluitingsportaal van Erfgoedinzicht zit een nieuwe web-based versie van Adlib. Vlaanderen raadt musea met een kwaliteitslabel aan om aan te sluiten bij Erfgoedinzicht. Grote musea maakten reeds de overstap, ook gelijkaardige musea in Lier en Turnhout migreren momenteel.

Vlaanderen vraagt enerzijds een minimum aan kwaliteit voor de data die musea inputten, maar biedt anderzijds een zekerheid naar ondersteuning en beheer van het portaal. 

Het Gasthuismuseum wenst de overstap naar Erfgoedinzicht te maken, net zoals het Jakob Smitsmuseum te Mol. Erfgoedcel k.ERF biedt ondersteuning bij de overstap. Het voorstel is om de data rechtstreeks in te putten in de nieuwe web-based versie.