Raming kosten:
Totaal € 14.755,84 excl btw of € 17.854,56 incl 21% btw
Geschatte uitvoeringstermijn werken: 30 werkdagen
Voor de aanpassingswerken werd er nog geen budget vastgelegd en het project werd nog niet opgenomen in de projectplanning van de dienst patrimonium. Een concrete uitvoeringstermijn is dus nog niet gekend. De budgetten die vrijgemaakt werden bij miniconclaaf, 55.000 euro, kunnen ingezet worden voor deze werken, aangevuld meubilair voor de gespreksruimtes en daarna de aanpassing van het mindervalidentoilet en voor extra meubilair voor de dienst sociale dienst & werk.
Het stappenplan verhuisbeweging: eerst verhuis dienst werk naar sociaal huis, gevolgd door het uitwerken van een lange termijnvisie waardoor eventueel nieuwe aanpassingen nodig zijn.
CNEK dient bij de verhuis zelf voor burelen en bureaustoelen te zorgen.
Het managementteam keurt op 25 juni 2020 het plan voor herhuisvesting van de diensten in sociaal huis goed. Het managementteam geeft opdracht aan de dienst patrimonium om het project aan te vatten. Het managementteam gaat akkoord met de creatie van 2 extra gespreksruimtes en 2 stille werkruimtes en de aanpassing op het gelijkvloers voor pedicure en mindervalidentoilet.
Aanpassing van functies van ruimtes is bevoegdheid van het managementteam.
Vanuit de dienst werk is de vraag gekomen om dichter aan te sluiten op de sociale dienst van het OCMW. De bedoeling is deze twee diensten te laten samenvloeien op één locatie en onder één diensthoofd. Het idee is deze tezamen onder te brengen in het sociaal huis.
Er is tegelijkertijd ook een nieuwe behoefte bij CNEK. De huisvesting op de site Gasthuismuseum volstaat niet meer.
Door deze verhuisbeweging naar het sociaal huis komt er ruimte beschikbaar voor CNEK. De burelen van de dienst werk zijn geschikt als locatie voor verhuur aan CNEK.
In deze optiek is Stijn Valgaeren in januari 2020 gestart met de eerste verkenningsgesprekken met de sectormanager burger & welzijn en de diensthoofden van het sociaal huis.
Momenteel, zonder wijziging, is er nog onvoldoende ruimte om alle medewerkers van de dienst werk te huisvesten. Enkel het bureel van Gie Claes staat vrij en is geschikt voor de huisvesting van 4 personeelsleden + 1 niet permanent te gebruiken flexplek. Bij het vrijkomen van 1 bureel van de financiële dienst kan bureel A1.26 ook worden voorzien voor dienst werk. De financiële dienst verhuist in oktober 2020 naar Geelvink, waar de werf intussen bijna klaar is.
Er is ook het voorstel om het bureel van voorzitter van bijzonder comité Griet Smaers open te stellen voor 2 flexwerkplekken. De schepen zou dan tijdens haar aanwezigheid op het sociaal huis een lokaal op de sociale dienst dienen te reserveren.
Momenteel heeft Nele Vanhoof nog geen eigen bureel op het Sociaal Huis. Als sectormanager is dit wel gewenst. Het voorstel is om gespreksruimte 2 (personeelsdienst) te reserveren voor de sectormanager burger & welzijn.
De sociale dienst is vragende partij om de twee open nissen op de gangen dicht te maken en hiervan twee extra gespreksboxen / stille ruimtes van te maken. Om aan deze vraag tegemoet te komen worden de nissen van de printer en wachtruimte op de eerste verdieping dichtgemaakt en hiervoor ingericht.
Op het gelijkvloers wordt de wachtruimte aan sociale zorg aangepast met een ruimte voor de pedicure. Deze heeft nu geen eigen vaste locatie in het gebouw.
Het opzet is in de toekomst geen vaste werkplek voor ieder personeelslid meer in alle gevallen te voorzien. Men gaat uit van een bezettingsgraad van 85%: op te vangen door het delen van werkplekken.
De gevraagde aanpassingen werden doorgenomen met de brandweer en zullen voldoen aan de voorschriften.
Er is ook de vraag gesteld een mindervalidentoilet te voorzien op de gelijkvloerse verdieping.
Dit zal opgenomen worden in een aparte aanvraag. Het miniconclaaf heeft 55.000 euro in totaal voorzien. Met dit budget kan ook het mindervalidentoilet aangepakt worden.
De sociale dienst en dienst sociale zorg vragen om betrokken te blijven in het reorganisatieproject.
Het college van burgemeester en schepenen neemt kennis van het plan voor herhuisvesting van de diensten in het sociaal huis en van de creatie van 2 extra gespreksruimtes en 2 stille werkruimtes en de aanpassing op het gelijkvloers voor pedicure en mindervalidentoilet.