De gemeente neemt deel aan de intergemeentelijke dienstverlening m.b.t. de vaststelling van leegstand en verwaarlozing (Vlaamse Codex Wonen 2021 artikel 2.9 en artikel 2.15). Concreet houdt dit in dat IOK de vaststelling van leegstand, de opmaak en het bijhouden van het leegstandsregister, de beroepsprocedure (tegen de inventarisatie) en de aanvragen tot schrapping voor zich neemt. De leegstandsheffing en de vrijstellingen blijven een bevoegdheid van de gemeente zelf.
Voor het opvolgen van de dossiers doet IOK beroep op het softwareprogramma ‘Neglect-X’ van de firma AariXa. Dit softwareprogramma werd recentelijk gemigreerd van een lokale access-database naar een SQL-database in de cloud. De redenen voor deze overstap zijn enerzijds een snellere werking en het opslaan van meer informatie, maar anderzijds ook de mogelijkheid tot het delen van de informatie in de databases met de deelnemende gemeenten.
Aan de toegang tot dit softwarepakket, evenals aan het instellen van een aantal gemeente-specifieke zaken (bv. vrijstellingen van heffing), is een eenmalige kost verbonden.
Wat betreft deze kostprijs kan volgende prijsindicatie meegegeven worden (prijs incl. btw – zie tabel hieronder):
| Prijs per gemeente (indien 20 deelnemende gemeenten) | Prijs per gemeente (indien 10 deelnemende gemeenten) | Prijs per gemeente (indien 5 deelnemende gemeenten) |
Eenmalige opstartkosten | 58,23 euro | 71,09 euro | 96,8 euro |
Opleiding (online) | 65,04 euro | 130,08 euro | 260,15 euro |
Toegangsrechten | 707,85 euro | 707,85 euro | 707,85 euro |
Totaal | 831,12 euro | 909,02 euro | 1.064,8 euro |
De migratie van het softwarepakket maakt het voor de gemeente mogelijk om rechtstreekse toegang te verkrijgen tot de gemeentelijke dossiers. Hierdoor wordt het enerzijds gemakkelijker om informatie te delen (IOK-gemeente) en te raadplegen. Dit kan bv. nuttig zijn bij een telefonisch contact met een burger m.b.t. een concreet dossier of bij de behandeling van een bezwaar tegen de heffing (waarbij de gemeente onmiddellijk toegang heeft tot de volledige historiek van het dossier, de contacten, de briefwisseling, het beroep tegen de inventarisatie…).
Anderzijds wordt het ook mogelijk om de gemeentelijke heffingen (en vrijstellingen) via dit softwarepakket op te volgen en een financiële export te genereren. Momenteel houden de gegevens ivm de vrijstellingen bij in een Excel wat niet zo vlot werkt.
In de praktijk wordt dit gerealiseerd door het toekennen van schrijf- en leesrechten. Op deze manier is het mogelijk om de bevoegdheden zoals op heden gekend te behouden (IOK: inventarisaties – gemeenten: heffingen), maar kan er door beide partijen wel informatie geraadpleegd en bijgehouden worden (de gemeente kan hierbij zelf nog bepalen om IOK al dan niet leesrechten te verlenen voor het gedeelte heffing).
Gemeentedecreet 15 juli 2005;
Vlaamse Codex Wonen 2021.
Het college beslist principieel om in te gaan op het aanbod van de softwareleverancier van IOK (firma AariXa) voor het opvolgen van dossiers leegstand en verwaarlozing. Dit aanbod omhelst in essentie toegang tot alle gegevens in de gemeentelijke database leegstand en verwaarlozing), alsook enkele bijkomende functionaliteiten (voornamelijk m.b.t. de heffing).
De eenmalige kostprijs ligt tussen 831,12 – 1.064,8 euro (afhankelijk van het aantal deelnemende gemeenten).